По выполнению контрольной работы

По результатам изученного программного материала по курсу «Документооборот и делопроизводство» студенты выполняют контрольную работу.

Цель контрольной работы – закрепить теоретические знания, накопленные в результате изучения дисциплины, выработать схему изучения дисциплины, приобрести навыки самостоятельной работы над курсом, проверить уровень усвоения знаний по дисциплине.

При выполнении контрольной работы можно пользоваться консультациями преподавателей кафедры "Управление качеством и производственными системами" в устной или письменной форме. Для получения письменной консультации иногородним студентам следует обратиться на кафедру с письменной просьбой ответить на конкретные вопросы.

К выполнению контрольной работы следует подходить творчески. Качество ее оценивается по тому, насколько правильно и самостоятельно даны ответы на поставленные вопросы и в какой степени использована рекомендованная литература. В ответах на вопросы задания надо показать умение систематизировать, анализировать и обобщать изученную информацию по различным источникам.

Варианты контрольной работы студент определяет по таблице в зависимости от двух последних цифр номера зачетной книжки или студенческого билета. Следует обратить внимание на порядок пользования таблицей для выбора варианта контрольной работы.

В таблице по горизонтали Б размещены цифры от 0 до 9, каждая из которых последняя цифра номера зачетной книжки. По вертикали А также размещены цифры от 0 до 9, каждая из них предпоследняя цифра номера зачетной книжки. Пересечение горизонтальной и вертикальной линий определяет клетку с вариантами заданий контрольной работы студента.

Перед раскрытием вопроса конкретного варианта работы студент должен полностью переписать его в виде заголовка. В конце работы надо привести список литературы, использованной студентом при подготовке ответов, а также проставить дату и подпись.

Таблица для определения вариантов контрольной работы

* -Практические задания выполняются на формате А4; недостающую информацию укажите самостоятельно (например, фамилии, даты и т.п.)

Вопросы контрольной работы

1. Выпишите определение понятия "информация" из имеющихся у Вас толковых словарей и энциклопедий. Сравните их, выделив наиболее приемлемое для использования в области делопроизводства.

2. Найдите и сделайте анализ толкования понятия "документ". При подготовке к выполнению задания внимательно изучите существующие определения понятия "документ", приведенные в ГОСТ 51141-98, энциклопедиях, справочниках, словарях, научных изданиях. Постройте схему или таблицу различных толкований понятия "документ" в порядке от более узкого к более широкому его значению.

3. Состав нормативных документов, регламентирующих организацию работы с документами в учреждении, их характеристика.

4. Унификация и стандартизация как основное направление совершенствования состава и форм документов.

5. Юридическая сила документа: понятие; факторы, влияющие на приобретение документом юридической силы; юридически значимые реквизиты.

6. Бланки документов, их виды, варианты и способы размещения реквизитов на бланках, правила изготовления.

7. Правила адресования документов. Состав реквизита "Адресат" и его зависимость от адресата и вида составляемого документа.

8. Способы утверждения документов. Состав реквизита "Гриф утверждения" и правила его оформления.

9. Значение реквизита "Заголовок к тексту" и правила его оформления. Формулировка реквизита в зависимости от вида документа.

10. Общие требования к оформлению текста служебных документов.

11. Официально-деловой стиль: понятие, характерные особенности и основные черты.

12. Композиционное построение текста документа.

13. Сокращения (аббревиатуры): типы, правила.

14. Правила оформления цифровой информации.

15. Правила оформления таблиц.

16. Правила оформления дат.

17. Типичные ошибки в языке и стиле деловой документации.

18. Значение реквизита "Отметка о наличии приложения", условия его применения и способы оформления.

19. Состав реквизита "Подпись" и его значение для документа. Правила подписания документов в зависимости от вида документа.

20. Согласование как способ предварительной оценки проектов служебных документов. Виды согласования и правила оформления.

21. Назначение и состав служебных отметок на документах, правила их оформления.

22. Характеристика и состав организационных документов, требования к их оформлению.

23. Характеристика и состав распорядительных документов, требования к их оформлению.

24. Реквизиты и особенности оформления распорядительных документов, издаваемых на основе принципов единоначалия.

25. Реквизиты и особенности оформления распорядительных документов, издаваемых в условиях коллегиальности.

26. Виды служебных писем, состав реквизитов и правила оформления.

27. В трудовом кодексе Российской Федерации найдите статьи, регламентирующие порядок оформления документов.

28. Виды справок, состав реквизитов и правила оформления.

29. Виды служебных записок, состав реквизитов и правила оформления.

30. Классификация, реквизиты и особенности оформления протоколов.

31. Реквизиты и особенности оформления заявлений.

32. Реквизиты и особенности оформления приказов по личному составу.

33. Проанализируйте Постановление Госкомстата России от 05 января 2004 г. №1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты» и Унифицированную систему организационно-распорядительной документации Общероссийского классификатора управленческой документации (УСОРД ОКУД), принятого и введенного в действие Постановлением Госстандарта России от 30.12.1993 № 299. Заполните следующую таблицу

34. Составьте примерные схемы – организации работы с документами при приеме на работу; организации работы с документами при увольнении; организация работы с документами при переводе на другую должность.

35. Правила оформления и выдачи копий документов.

36. Документооборот, общие правила его организации и учета. Документопотоки, их виды и особенности организации движения.

37. Технология обработки входящих документов (прием и первичная обработка, регистрация, рассмотрение руководством, передача на исполнение, контроль исполнения и подшивка документов в дело).

38. Технология обработки исходящих документов (подготовка и оформление, подписание, регистрация, отправка, подшивка копии в дело).

39. Технология обработки внутренних документов (подготовка и оформление, подписание, регистрация, передача на исполнение, подшивка в дело).

40. Регистрация документов, её задачи, цели, формы, правила. Особенности регистрации входящих, внутренних и исходящих документов, состав регистрационных индексов. Автоматизированные системы регистрации.

41. Особенности подготовки документов на компьютере. Компьютерные средства организации документооборота.

42. Виды контроля и их характерные особенности. Автоматизированные системы контроля за исполнением документов.

43. Особенности организации движения документов, содержащих несекретные сведения ограниченного распространения.

44. Упорядочение и хранение исполненной документации. Назначение, методика составления и оформления номенклатуры дел.

45. Основные требования к формированию дел в делопроизводстве. Особенности формирования в дела отдельных категорий документов.

46. Правила хранения дел в делопроизводстве, порядок выдачи документов и дел во временное пользование.

47. Систематизация и обеспечение сохранности документов в электронной форме.

48. Экспертиза ценности документов, принципы и критерии определения научной и практической ценности документов. Этапы и порядок проведения.

49. Сроки хранения документов. Перечни документов с указанием сроков хранения.

50. Подготовка дел к архивному хранению. Полное и частичное оформление дел, отличительные особенности.

51. Порядок составления, оформления, согласования и утверждения описей дел.

52. Порядок передачи документов в архив или на уничтожение. Особенности оформления акта о выделении документов к уничтожению.

53. Основные понятия об архивном хранении документов. Электронный архив: особенности, принципы построения и преимущества.

54. Назначение и классификация средств организационной техники. Средства составления и изготовления документов, репрографии и оперативной полиграфии, обработки документов, электросвязи и др.

55. Составьте и оформите докладную записку менеджера ООО "Консультант" директору М. П. Устиновой об опоздании на работу.

56. Составьте и оформите объяснительную записку, адресованную директору предприятия за подписью начальника отдела маркетинга, о несвоевременном представлении отчета о выполнении плана маркетинговых исследований за первый квартал 2013 года. В записке укажите, что нарушение сроков сдачи отчета произошло по вине маркетолога А.С. Сидоровой, которая несвоевременно оформила необходимые документы. После принятия срочных мер отчет был сдан 00.00.0000 (указать дату). Приняты меры по усилению контроля за деятельностью работников отдела.

57. Составьте и оформите справку, адресованную директору предприятия, за подписью начальника отдела маркетинга, о выполнении плана маркетинговых исследований за первый квартал 2013 года. В справке укажите: сколько мероприятий было запланировано, сколько проведено, какие возникали проблемы и как они решались.

58. Составьте и оформите справку с информацией личного характера о том, что Павлова Ирина Петровна работает начальником отдела маркетинга в ОАО «Гарант» с окладом..... рублей. Справка адресована в отдел социальной защиты Кировского административного округа г.Энска. Формат А-5, недостающую информацию укажите самостоятельно.

59. Составьте и оформите информационное письмо фирмы ООО "Ольга" о продаже организациям компьютеров по договорной цене и о возможности принимать заказы на составление программ. Обратите внимание на возможность получения скидок, подчеркните преимущества сотрудничества.

60. Составьте и оформите акт экспертной комиссии фирмы о соответствии номенклатуры дел по результатам проверки, проведенной на основании приказа директора фирмы от 05.12.2013 № 00 «О систематизации и хранении дел». Комиссия в составе зам. директора, начальника службы делопроизводства, зав. архивом провела комплексную проверку всех структурных подразделений фирмы и установила следующее: из 14 разделов номенклатуры дел не ведутся 3 раздела (08, 11,13-й); структура фирмы претерпела изменения и в 2013 году не соответствует структуре 2009 года, когда составлялась настоящая номенклатура дел. Учитывая установленные факты, комиссия считает, что необходимо не позднее 25.12.2013 подготовить новый проект номенклатуры дел на 2014 год и передать его на согласование в Энский областной архив.

61. Составьте и оформите полный протокол совещания фирмы, на котором присутствовало 15 сотрудников. Повестка дня: о состоянии делопроизводства в структурных подразделениях фирмы, сообщение начальника службы делопроизводства. В ходе обсуждения были приняты следующие решения: 1. Инспектору службы делопроизводства организовать и провести с сотрудниками фирмы курс семинарских и практических занятий по изучению изменений в законодательном и нормативно-методическом регулировании делопроизводства. 2. Ст. инспектору службы делопроизводства пригласить на занятия специалистов Энского областного архива.

62. Составьте о оформите краткий протокол общего собрания членов инициативной группы по созданию Общества с ограниченной ответственностью как подразделения научно-производственного объединения «ГАРАНТ». Присутствовало 30 человек. С.К. Демин предложил организовать ООО, О.В.Белан предложила назвать общество «ОМЕГА». И.А. Иванов ознакомил собравшихся с проектом устава организации. Т.В.Федорова предложила дополнить устав. Решили утвердить устав и обратиться в администрацию с просьбой о регистрации ООО «ОМЕГА». Л.К.Лукин предложил избрать М.А.Романова на должность директора. Т.Е.Попова дала положительную характеристику М.А.Романову. В голосовании приняли участие 30 человек. Результаты голосования: «за» - 25, «против» - 1, «воздержались» - 4. М.А.Романов был избран на должность директора ООО «ОМЕГА». Приложение: Устав ООО «ОМЕГА» на 10 л. в 1 экз. Председатель - А.Б.Котов, секретарь - О.М.Дынина.

63. Составьте и оформите выписку из протокола совещания фирмы по второму вопросу повестки дня: о проведении рекламной кампании на Урале и в Сибири, сообщение начальника отдела маркетинга С.А. Макарова, по которому было принято следующее решение: подготовить необходимую информацию до 00.00.0000 (указать дату), представить предложения об улучшении упаковки продукции до 00.00.0000 (указать дату).

64. Составьте и оформите приказ по основной деятельности Администрации Омской области (Управление школ) о подготовке школ области к новому учебному году. В констатирующей части укажите необходимость своевременной и качественной подготовки школ области к новому учебному году. Распорядительная часть: 1. Начальнику РСУ Н.В.Пахандрина, начальнику финансового управления С.С.Шкурко совместно с директорами школ необходимо к 17.05.2013 представить смету расходов для ремонта школьных зданий. 2. До 17.06.2013 начальнику отдела снабжения А.М.Михайлову обеспечить РСУ необходимыми материалами для ремонта школ в пределах сметы. 3. К 15.08.2013 РСУ должно произвести ремонт школьных зданий. 4. Контроль исполнения приказа возложить на заместителя начальника Управления школ С.И. Тимофеева. Начальник Управления школ – А.И. Углов.

65. Составьте и оформите выписку по третьему пункту приказа об утверждении и введении Инструкции по делопроизводству в целях совершенствования делопроизводства и обеспечения сохранности документов:

всем структурным подразделениям до 00.00.0000 (указать дату) привести делопроизводство в соответствие с требованиями инструкции.

66. Составьте и оформите распоряжение заместителя директора по жизнеобеспечению предприятия о проведении ремонтных работ в связи с аварийным состоянием отопительной системы производственного комплекса предприятия. В распоряжении предусмотрите выполнение ремонтных работ в трехдневный срок, обеспечение необходимыми материалами и инструментами, контроль за проведением ремонтных работ в установленные сроки. Оформите визирование проекта распоряжения должностными лицами предприятия.

67. Составьте и оформите указание о составлении графика отпусков на следующий год, в котором предусмотрите представление в отдел кадров списков сотрудников с указанием предполагаемого срока очередного отпуска, составление сводного графика отпусков и контроль исполнения. Завизируйте проект указания должностными лицами предприятия.

68. Составьте и оформите письмо-напоминание о сроках оплаты, в котором сообщите, что срок оплаты истекает 00.00.0000, при несоблюдении которого вы вынуждены будете обратиться в арбитражный суд с иском.

69. Составьте и оформите ответное письмо о проведении выставки-продажи, в котором сообщите о своем согласии принять участие в выставке. К письму прилагается заявка на участие в выставке.

70. Составьте и оформите гарантийное письмо с просьбой отпечатать цветную обложку для книги "Делопроизводство для предпринимателей" тиражом 100 экземпляров и гарантией предоплаты.

71. Составьте и оформите заявление Иванова Ильи Николаевича о приеме его на работу начальником отдела маркетинга. На основании заявления составьте и оформите приказ по личному составу о приеме И.Н. Иванова на работу с трехмесячным испытательным сроком с окладом согласно штатному расписанию. Завизируйте проект приказа должностными лицами предприятия.

72. Составьте и оформите заявление Кузнецова Ивана Васильевича об увольнении по собственному желанию. На основании заявления составьте и оформите приказ по личному составу об увольнении И.В. Кузнецова по собственному желанию. Завизируйте проект приказа должностными лицами предприятия.

73. Составьте и оформите резюме специалиста по маркетингу, в тексте которого предусмотрите следующие разделы: цель резюме: место, на которое претендует составитель, требования к новому месту работы, образование; профессиональная деятельность; специальные знания, которые могут заинтересовать работодателя; увлечения, интересы; семейное положение; контактный телефон.

74. Составьте и оформите письмо-извещение Энского ЗАО «Пламя» Омскому ЗАО «Высокие технологии» о причинах задержки поставок машин и оборудования.

75. Составьте и оформите письмо-приглашение ООО «Высокие технологии» с предложением принять участие в российской выставке на международной общеотраслевой ярмарке в г.Омске, которая будет проходить с 24 марта по 04 апреля 2014 г. В тексте надо указать, что участие в этой ярмарке позволяет широко представить экспортную продукцию организации, продать экспонаты со стенда, изучить особенности рынка, обменяться с другими участниками ярмарки научно-технической информацией и заключить выгодные сделки.

Список рекомендуемой литературы

Барихин, А. Б. Делопроизводство и документооборот [Электронный ресурс]: практическое пособие / А. Б. Барихин. - М.: Книжный мир, 2010. - 1 эл. опт. диск (CD-ROM). - (Электронный справочник профессионала). - Систем. требования: PENTIUM II, 256 МБ ОЗУ, 24-Х CD-ROM, WINDOWS 2000/XP.