Элементы и этапы коммуникационного процесса

Коммуникационный, процесс — это обмен информа­цией между двумя или более людьми. Основная цель про­цесса — обеспечение понимания информации, являющей­ся предметом обмена, то есть сообщений.

В процессе обмена информацией выделяют четыре ба­зовых элемента:

1) отправитель — лицо, генерирующее идеи или со­бирающее информацию и передающее ее;

2) сообщение — собственно информация, закодирован­ная с помощью символов;

3) канал — средство передачи информации;

4) получатель — лицо, которому предназначена ин­формация и которое интерпретирует ее.

Формирует кодирует и выбирает передаёт по декодирует

или отбирает канал каналу

Рисунок - Простая модель процесса обмена информацией

При обмене информацией отправитель и получатель проходят несколько взаимосвязанных этапов. Их зада­ча — составить сообщение и использовать канал для его передачи таким образом, чтобы обе стороны поняли и разделили исходную идею. Указанные этапы таковы:

1) зарождение идеи;

2) кодирование и выбор канала;

3) передачу;

4) декодирование.

Зарождение идеи является начальным этапом коммуникационного процесса, на котором отправитель информации принимает решение о то идею или информационное сообщение необходимо сделать предметом обмена. На этом этапе большое значение придается формированию и формулировке сообщения.

Кодирование и выбор канала работы на этом этапе заключается в том, что отправитель с помощью символов кодирует предаваемую информацию используя для этого вербальные и невербальные символы. В процессе кодирования идея приобретает доступную и понятную форму сообщения. Прежде чем передать идею, отправитель должен с помощью символов закодировать ее, использовав для этого слова, интонацию и жесты (язык тела). Такое коди­рование превращает идею в сообщение.

Отправитель должен также выбрать канал, совместимый с типом символов, исполь­зованных для кодирования. Передача информации заключается в использовании выбранного канала для доставки сообщения получателю. Речь идет о физической передаче сообщения, которая является одним из этапов, через которые необходимо пройти, чтобы донести идею до получателя. К общеизвестным каналам относятся: переда­ча речи и письменных материалов, электронные средства связи (компьютерные сети, электронную почту, видеоленты и видеоконференции).

Декодирование представляет собой перевод символов отправителя в мысли получателя. Информация, передаваемая отправителем, должна быть передана получателю с минимальными потерями как в смысловом значении, так и в своем объеме. Когда информация передается от руководителя нижестоящим сотрудникам, необходимо проверить, выполнено ли то, что от них требовалось и насколько полно это сделано, т.к. это в некоторой степени является показателем качества полученной ими информации. Если передаваемая информация получена с искажениями или же не полностью, можно повторить процесс передачи, изменив при этом вид кодировки и канал.

При наличии обратной связи отправитель и получа­тель меняются коммуникативными ролями. Изначальный получатель становится отправителем и проходит через все этапы процесса обмена информацией для передачи своего отклика начальному отправителю. Обратная связь мо­жет способствовать значительному повышению эффектив­ности обмена управленческой информацией.

Обратная связь заметно повышает шансы на эффективный обмен информацией, по­зволяя обеим сторонам подавлять шум. На языке теории передачи информации шумом называют то, что искажает смысл. Источники шума, которые могут создавать прегра­ды на пути обмена информацией, варьируют от языка (в вербальном или невербальном оформлении) до различий в восприятии, из-за которых может изменяться смысл в процессах кодирования и декодирования, и до различий в организационном статусе между руководителем и подчиненным, которые могут затруднять точную передачу информации.

Двусторонний обмен информацией хотя и протекает медленнее, но более точен и повышает уверенность в правильности интерпретации сообщений. Обратная связь повышает шансы на эффективный обмен информацией, позволяя обеим сторонам устранять помехи. Источники помех, создающие преграды на пути обмена информаци­ей, варьируют от языка (в вербальном или невербальном оформлении), различий в восприятии, из-за которых мо­жет изменяться смысл в процессах кодирования и деко­дирования, и до различий в организационном статусе меж­ду руководителем и подчиненным.