Сущность и виды коммуникации

В переводе с английского языка communicate значит «передавать», «сообщать». Исходя из этого, коммуникация, представляет собой процесс передачи информации, опыта и сведений от одного человека к другому. Процесс коммуникации, или общение, предполагает, что менеджер прежде всего делится информацией.

Коммуникации позволяют координировать дея­тельность как внутри предприятия, так и налаживать внешние контакты, поэтому коммуникация имеет большое значение для эффективного функционирования организации. Коммуникации могут быть как формальные (информационные связи в организации), так и неформальные (слухи). Далее изучаем формальные коммуникации.

Существует два вида коммуникаций: 1) внешние; 2) внутренние.

Внешние коммуникации представляют собой обмен информацией, происходящий между организацией и внешней средой. Такой обмен позволяет организации знать потребности потенциальных покупателей, анализировать деятельность посредников и конкурентов, а также отслеживать новые технологии, изменения в науке. От организации коммуникации зависит эффективность работы фирмы. Чем выше скорость передачи информации на предприятии и чем она достовернее, тем продуктивнее оно работает.

Внутренние коммуникации - это обмен информацией, происходящий внутри организации, между ее структурными подразделениями. Организации пользуются разнообразными средствами для коммуникаций с элементами своего внешнего окру­жения. С потребителями они сообщаются с помощью рекламы и других программ продвижения товаров на рынок. В сфере отношений с общественностью внима­ние уделяется созданию определенного образа организа­ции на местном, общенациональном или международном уровнях. Подчиняясь государству, организации заполня­ют разнообразные письменные отчеты. При этом обсужде­ния, собрания, переговоры, служебные записки, отчеты, циркулирующие внутри организации, часто являются реакцией на возможности или проблемы, создаваемые внешней средой.

Существует несколько видов коммуникаций внутри организации:

- межуровневые коммуникации — перемещение ин­формации в рамках вертикальной коммуникации. Могут происходить по нисходящей (сообщение под­чиненным уровням о принятом управленческом ре­шении), по восходящей (отчеты, предложения, объяс­нительные записки);

- коммуникации между различными отделами, или горизонтальные коммуникации. Организация со­стоит из множества подразделений, поэтому обмен информацией между ними нужен для координации задач и действий. Руководство должно добиваться, чтобы подразделения работали совместно, продви­гая организацию в нужном направлении;

- коммуникации «руководитель — подчиненный». Свя­заны с прояснением задач, приоритетов и ожидае­мых результатов; обеспечением вовлеченности отдела в решение задач; обсуждением проблем эффективно­сти работы; оповещением подчиненного о грядущем изменении; получением сведений об идеях, усовер­шенствованиях и предложениях подчиненным.