Создание отчетов

Отчеты предназначены для вывода информации на печать. Часто данные в них располагаются в табличной форме. В отличие от распечаток таблиц или запросов отчет дает более широкие возможности сортировки и группировки данных, он предоставляет возможность добавлять итоговые значения, а также поясняющие надписи, колонтитулы, номера страниц, стили и различные графи­ческие элементы.

Создавать отчеты в базе данных Access можно несколькими способами:

· с помощью Мастера отчетов;

· на основе таблиц или запросов;

· в режиме Конструктора.

1. В окне базы данных выполните команду: вкладка ленты Создание → панель инструментов Отчеты → Мастер отчетов.

2. Выберите из списка таблицу (или запрос), которая будет использована как источник данных (например, запрос Адреса клиентов).

3. В появившемся диалоговом окне Создание отчетов (рис. 15) пере­местите все доступные поля в область «выбранные поля».

4. С помощью Мастера отчетов создайте отчет Дни рождения. В каче­стве источника данных используйте таблицу Сотрудники.

5. Если требуется напечатать почтовые наклейки, Access предоставляет такую возможность. Для этого выделите таблицу Клиенты и выполните коман­ду: вкладка ленты Создание → панель инструментов Отчеты → Наклейки.

6. В появившемся диалоговом окне (рис. 16) укажите размер наклейки, систему единиц, тип наклейки и нажмите кнопку Далее.

Рис. 16. Диалоговое окно Создание наклеек

7. На следующем шаге создания отчета установите шрифт, размер, цвет текста и начертание. Нажмите кнопку Далее.

8. Выберите поля, которые будут размещаться на наклейке. Например, Название компании, Адрес, Телефон и Факс. Если на каждой наклейке требуется вывести определенный текст, то введите его в прототип наклейки.

9. При необходимости измените название отчета с наклейками и нажмите кнопку Готово.

10. Иногда в отчетах требуется вычислять итоговые значения, среднее, минимальное или максимальное значения, а также проценты. Для этого запустите Мастер отчетов и в качестве источника данных укажите запрос Сумма заказа.

11. В диалоговом окне Мастера, в котором задается порядок сортировки записей, нажмите кнопку Итоги (рис. 17).

Рис. 17. Вычисление итоговых значений в отчетах

12. В диалоговом окне Итоги (рис. 18) для полей Сумма и Налог установите флажки в столбце sum, чтобы посчитать итоговую сумму.

Рис. 18. Вычисление итоговых значаний суммы

13. Далее выполните все шаги Мастера и нажмите кнопку Готово.

14. Создайте отчет Дни рождения, используя в качестве источника дан

ных запрос Дни рождения.

15. Составьте отчет Выполненные заказы, в котором будут данные о компании и сумме заказа. Вычислите итоговую сумму, среднее значение (Avg) и максимальную сумму для каждой фирмы.

Библиографический список

1. Боровиков, В. В. Microsoft Access 2002. Программирование и разработка баз данных и приложений / В. В. Боровиков. – М.: СОЛОНР, 2002. – 560 с.

2. Дубнов, П. Ю. Access 2000. Проектирование баз данных / П.Ю. Дубнов. – М.: ДМК, 2000. – 272 с.

3. Каратыгин, С. А. Access 2000. Руководство пользователя с примерами / С.А. Каратыгин. – М.: Лаборатория базовых знаний, 2000. – 376 с.

4. Кошелев, В.Е. Access 2003. Практическое руководство / В.Е. Кошелев. – М.: ООО «БиномПресс», 2005. – 464 с.

5. Робинсон, С. Microsoft Access 2000: учебный курс / С. Робинсон. – СПб.: Питер, 2001. – 512 с.

Варианты контрольных работ