Тема 4: природа и состав функций менеджмента

Параграф 1: планирование, основополагающая функция менеджмента

Поскольку менеджмент – это непрерывный процесс управления, общий объём непрерывных взаимосвязанный действий в рамках организации (фирмы).

Функция управления – тип деятельности, осуществляемый определёнными управленческими работниками с помощью специальных приёмов и способов, а также требующей соответствующей организацией работы обучения и контроля.

Планирование – осмысление, а затем детальная проработка того, что вы собираетесь делать в будущем и как этого достигнуть. Американский психолог Илона Довыдова считает, что понять явление, значит приобрести над ним контроль.

Организаций – процесс создания структуры предприятия и фирмы в целом, который даёт возможность людям эффективно работать вместе для достижения поставленных целей.

Мотивация – процесс стимулирования самого себе и других на деятельность, направленную на достижение индивидуальных и общих целей организации. Мотивация позволяет решить главную проблему менеджмента – как получить желаемые результаты на основе согласованных действий многих людей, производящих продукцию услуги и использующих многообразные ресурсы. Для мотивации используются системы поощрения и наказания по принципу кнута и пряника.

Контроль – процесс, обеспечивающий достижения организацией поставленных целей.

Формальные организации (фирмы) определябют цели черезх процесс планирования, как говорил лаурят нобелевской премии Джозеф Шумпетер: «в экономике сам предмет исследования выступает в количественной форме, уберите количественное значение цен или пропорции бартерных обменов и у вас просто ничего не останется».

Координация – центральная функция управленческого процесса, обеспечивающая его безперебойность и непрерывность. Главная задача – достижение согласованности в работе всех звеньев организации путём установления рациональных связей, коммуникаций между ними. Необходимость координаций – ситуация, возникающая при вертикальном и горизонтальном разделении труда работников управления.

Цели и задача менеджмента и менеджера является отправным моментом для определения объёма и направления управленческих работ, которая обеспечивает их достижения.

В основе осуществления любого процесса управления по отдельным функция лежит координация – двойной процесс с обратными связями, в отличии от регулирования, представляющего собой однонаправленны процесс.

22.11.11

Способ принятия решения имеет огромное значение при планировании как первой и основополагающей стадии менеджмента. Здесь возможны два случая: использования интуиции и импровизации или принятия обоснованного планового решения (см.схемы интуиция и импровизация в процессе принятия решения; роль и место планирования в процессе принятии решения)

Принятие решений на базе интуицией, импровизацией и приобретённого опыта часто не приводит к оптимальным рез-м, поскольку:

1. Связи являются трудно образовательными
2. Обстоятельства являются сложными (приобретёнными)
3. Происходят частые изменения
4. Преобладают иррационально

В общепринятом представлении понятие планирования определяется следующим образом: это умственный процесс обработки информации с явно выраженной направленностью на обоснование предстоящих действий (прогнозирования), целевое ориентирование, рациональность, упорядочение, организацию и характер действия.

Планирование служит для подготовки акта принятия решения.

Планирование представляет собой организованное продумывание решений в противоположность спонтанному ситуативному принятию решений.

Цель: составление проекта некоторого порядка действий в будущем.

Противоположностью планирования является импровизация, при которой решение принимается после некоторого ряда данных, с которых должен согласовывать свои действия исполнитель.

Планирование – систематическая подготовка принятия решений о целях, средствах и действиях путём целенаправленной сравнительной оценки в различных альтернативных действиях в ожидаемых условиях.

Таким образом планирование закладывается в систематический поиск возможности действовать и прогнозировании последствий этих действий в заданных условиях, а также в предположении альтернативных, эффективных и допустимых действий в пределах определённых целей и ограничений. (т.е. в коридоре стратегий)

С помощью процесса извлечения и обработки информации различные возможности и последствия действий должны являться до того, как принятое решение будет осуществлено.

Планирование есть составная часть рационального образа действий в соответствии со следующей схемой:

Схема рационального образа действий

В некоторых случаях (особенно при недостатке информации) вступают на пути импровизации для реагирования на уже возникновения обстоятельства. (ситуационный подход)

Деловое соотношение между спланированными и импровизированными решениями часть зависит от личных качеств, специальных занятий, склонности к риску и гибкости менеджера, а также от его веса в иерархической пирамиде управления.

Система планов, программ и проектов помимо выполнения основной функции управления является ещё и необходимым инструментом распределения стратегических и тактических ресурсов. Фактически предварительным показателем качества плана или программы служит желание руководства выделить ресурсы на их реализацию. Планы помогают распределить ресурсы по направлениям, которые, по мнению руководства, являются наиболее эффективными и ведут к достижению поставленных целей.

Схема: Система планов и организации.

Различают стратегические и тактические планы в системе планирования современной организации.

Стратегические планы имеют своей целью «подкрепить» стратегическую линию организации в будущем.

Выработка стратегии организации – не самоцель стратегического планирования. Эта сложная и трудоемкая работа приобретает смысл, если стратегия в дальнейшем успешно реализуется. Для того чтобы контролировать процесс реализации стратегии и быть уверенным в достижении поставленных целей, руководители организации вынуждены разрабатывать планы, программы, проекты и бюджеты, мотивировать процесс, т.е управлять им.

Результатом функционирования системы стратегического планирования является совокупность взаимосвязанных плановых документов, в которых отражены принятые стратегические решения и распределение ресурсов. Система планов служит формой материализации плановой деятельности организации, но не главным ее результатом. Главным является определение целей, стратегий, программ, распределение ресурсов, позволяющие организации во всеоружии встретить будущие перемены. А эти перемены служат содержательным результатом стратегического планирования и могут включать планы НИР, диверсификации продукции, утверждение на рынке новой продукции, сворачивание и ликвидацию нерентабельных производств и т.п

Тактические планы.

Эти планы также называют «планами текущей деятельности» или «планами прибыли». Они ориентированы на те мероприятия, с помощью которых выпускаемые товары и услуги производятся и поступают на существенные рынки. Планы текущей деятельности подкрепляются планами для каждой функциональной зоны: сбыт, финансы, производство, закупки и т.д. Эти планы тесно увязаны со стратегическим планом, хотя и не являются его частью.

Тактические планы служат основным инструментом реализации стратегических планов и с этой точки зрения реализации стратегических планов и с этой точки зрения имеют некоторые отличия от последних, которые необходимо учитывать в практической работе:

Тактические планы разрабатываются в полном соответствии со стратегическими планами, в их развитие;

При разработке тактических планов реализуется принцип: «кто должен выполнять планы, тот их и разрабатывает». Иными словами, если стратегические планы и решения по ним принимает высшее руководство организации, то тактические планы разрабатываются на уровне руководителей среднего звена;

Тактические планы, как правило, рассчитаны на более короткий период времени, чем стратегические, поэтому результаты их реализации проявляются сравнительно быстро и возможно быстрое принятие мер по выявленным отклонениям.

Отметим важную методологическую особенность формирования системы плановых документов в стратегическом планировании – необходимость механизма адаптации планов организации к меняющимся внешним условиям развития. Адаптивный характер планов предполагает, что они должны быть достаточно гибкими легко приспосабливаемыми к неожиданным изменениям внешних факторов. Следовательно, чтобы обеспечить адаптивный характер стратегического планирования, все виды планов, особенно тактические, должны предусматривают действия на случай непредвиденных обстоятельств. Эти действия должны быть реализованы через известный методический приём – ситуационное планирование.

Стратегический план всегда субъективен по своей природе и основан на предложениях, мнениях, прогнозах и предсказаниях, сопряжённых с некоторой степенью неопределённости и риска. Поэтому руководству организации весьма важно знать, что произойдёт, если сделанные предположения сбудутся. Ситуационные планы позволяют ответить на поставленный вопрос и определить, до какой степени организации придётся изменить цели и стратегии своего поведения в будущем.

Организации, в которых ситуационные планы стали ординарной частью общей системы планов, приобретают способность быстро и эффективно реагировать на перемены во внешней среде; эта реакция находит отражение во всей системе планов и прежде всего в планах текущей деятельности. Таким образом, адаптивный стратегический план должен представлять собой совокупность действий при определённых ситуациях, складывающихся во внешней среде.

29.11.11

Под организацией понимает процесс:

- Определения рациональных форм разделения труда

- Распределение работы среди работников, групп работников и подразделений

- Разработки структуры органов управления

- Регламентация функций, подфункций, работ и операций

- Установление прав и обязанностей органов управления и должностных лиц

- Подбора и расстановки кадров

Здесь следует руководствоваться рекомендациями Фредерика …, который считал, что главное поставить нужного человека в нужное место.

Функции организации можно рассматривать в двух аспектах

- как процесс создания системы

- как процесс её совершенствования (упорядоченности)

Организация работ – функция, которую должны осуществлять все руководители всех уровней.

Здесь смысл состоит в делегировании прав и обязанностей для разделения труда по горизонтали и вертикали, решении о выборе структуры организации в целом и отдельных её подразделений. Задача менеджеров состоит в том, чтобы выбрать такую организационную структуру, которая лучше всего отвечает целям и задачам организации, позволяет ей эффективно взаимодействовать с внешней средой, продуктивно распределять и направлять усилия сотрудников организации.

Питер Дрюкер в своей книге «задача менеджмента в 21 веке» подчёркивал:

«- Менеджмент должен быть ориентирован на результат и эффективность деятельности организации…

- Не систематизированная информация это просто сведения. Только определённым образом организованные сведения имеют смысл. Информация должна быть систематизирована так, как это удобно для работы данного руководителя.

- Организация обязана иметь систему ценностей, как люди – моральные принципы. Моральные принципы – ваша чуткая система ценностей.

Попытка изменить собственную природу или природу другого человека – обречена на провал.

Такого явления, как единственно правильное организационная структура не существует. Это инструмент, с помощью которого можно повысить производительность совместного труда работников. В этом качестве любая организационная структура годится для решения определённых задач в определённых условиях и в определённое время».

Функция контроля

Контроль – процесс, обеспечивающий эффективное достижение цели организации. Сюда всходят: сбор, обработка и анализ информации о фактических результатах деятельности всех подразделений организации, сравнение их с планом и выявление отклонений. Значение контроля определяется тем, что он является способом организации обратных связей, благодаря чему менеджеры получают информацию о выполнении принятых ими решений (см. схему контур управления). Существует два вида конроля: стратегический (упр), тактический (адменистративный).

Выделяют также предворит, текущ, заключ контроль в огранизациях.

Существует также пять подходов к выделению форм контроля

1. Ресурсный: имеет 4 формы

i. Контроль финансовых ресурсов, материальных, человеческих, информационных

2. Функциональный подход

i. Производственный, управление запасами, контроль качества, финансовый, маркетинговый

Этапы контроля: (схема контур обратной связи упр. контроля)

Установление норм

Измерение соответствия выполнения этим нормам

Коррекция выполнения от норм и планов

Стандарт – конкретная цель, продвижение к которой поддаётся измерению. Цели в организации – конкретные конечные состояния или искомые результаты, которых хотела бы добиться группа, работая вместе.

Формальные организации определяют цели через процесс планирования.

Цель разбивается на отдельные задачи.

Задачи управления представляет собой количественно измеряемые рубежи (т.е. промежуточные состояния описываемые конкретными показателями).

План – иерархически построенный последовательный процесс, происходящий в сознании и способный контролировать порядок, в котором должны осуществляться операции. То, что следует выполнить согласно плану должно соответствовать знаниям сотрудников.

Операции – процесс, метод или ряд действий практического характера.

Организационная структура – логические соотношения уровней управления и функциональных областей, таким образом, чтобы обеспечить эффективное достижение целей.

Иерархическая структура – организационная структура, характеризуемая многоуровневым управлением и незначительным объёмом управления на каждом уровне.

Мотивация – не то, что делается для людей, а то, что им самим позволяют делать.

Процесс управления – общий объём непрерывных связанных действий или функций в рамках организации.

Единоначалие – принцип построения организации, согласно которому подчинённый должен принять полномочия только от одного начальника и быть ответственным только перед ним (одобряется Питером Друкером - БОС).

Стиль руководства – обобщённые виды поведения руководителя в отношениях с подчинёнными в процессе достижения поставленных целей. Существует два типа Автократический (сталинский), Демократический (сегодня).

Требования, предъявляемые к контролю

1. контроль должен быть всеобъемлющим

2. контроль не может быть ни целенаправленным, не нейтральным

3. контроль следует сосредоточить на результатах, для этого явления должны быть измеряемыми. Он должен быть экономичным, чем меньше требуется контроля, тем он эффективней.

4. простота

5. контроль должен быт непрерывным во времени – примером является контролинг, как целостная система ориентированная на выявление всех рисков и шансов организации, как внешнего, так и внутреннего характера, которые связаны с достижением стратегической цели.