Процес підготовки туристської фірми в роботі виставки

Виставкова діяльність ТФ складається з трьох етапів роботи:

- попередня підготовка;

- робота на виставковому стенді;

- після виставкова робота.

1 етап: Попередня підготовка включає вибір виставки та організаційні заходи, пов’язані з участю в ній. Якщо фірма вже має по всіх напрямках діяльності партнерів і успішно з ними співробітничає, то найкраще місце для контактів з ними – світові форуми в Берліні, Лондоні, Мадриді. Якщо фірма збирається розширити коло своїх контрагентів або освоїти для себе новий напрям, працювати потрібно на регіональних виставках і професійних тур. салонах.

Підготовка до виставки. Визначитися з участю у виставці необхідно за рік, а за півроку – оплатити стенд і обладнання. Найбільш ефективна робота на колективних національних стендах, що максимально привертають увагу партнерів та клієнтів. Ті ТФ, що працюють в об’єднаних національних стендах організаційну роботу покладають на організаторів єдиних експозицій, які беруть на себе переговори з місцевими організаторами, отримання інформаційних матеріалів, каталогів, будівництво і оформлення стендів, включення інформації в каталог і програму маркетингу.

Отримавши попередній каталог або список учасників, необхідно приступити до привернення партнерів і клієнтів. Направляються факси і листи компаніям, в контактах з якими зацікавлена фірма, із запрошенням відвідати стенд. Запрошення повинні бути отримані адресатами за три тижні до відкриття виставки.

При підготовці до виставки також: * уважно вивчаються виставкові каталоги попередніх показів на предмет контролю участі ваших конкурентів; *у організатора виставки береться попередній список учасників, відмічаються конкуренти, порівнюються з даними минулих виставок; * підготовляється контрольний список по кожній категорії продукції, ознайомлюється з кожним учасником виставки, вписаним у каталог, і з кожною категорією тур. продукту конкурентів, використовуючи їх дані для покращення та розширення різноманіття вашої виставкової пропозиції; *повідомлення організаторам точної назви ТФ та інших необхідних даних; *сформувати тверді ціни по комплексним пакетам турів та по окремим послугам для пропозиції на виставці; *підготувати технічні листівки, прайс-листи по пропонованим продуктам; *вирішити зарані як виставити продукт, як правильніше розмістити стенди; * підготовити письмову інформацію, допоміжні ілюстрації, рекомендації для працівників стенду; *підготувати 2 види рекламних буклетів для роздачі: оглядовий (про можливості), більш детальний (для зацікавлених пропозиціями клієнтів; *підготувати достатню кількість візиток з назвою і даними фірми; *підготувати спеціальні бланки для спілкування з відвідувачами стенду “Журнал відвідань”.

Також необхідно передбачити контакти з пресою, спланувати проведення власних презентацій, прес-конференцій, підготувати прес-реліз, інформаційні підшивки, відео для демонстрації відвідувачам стенду.

2 етап: Робота на стенді починається з організації стенду. Визначається місце стенда на виставці (в центрі виставкової площі, на поворотах, при вході). При організації участі у виставці необхідно: - уточнити в адміністрації виставки, хто відповідає за установку і демонтаж стенда – працівники виставки чи власний персонал; -вирішити, який продукт і як буде представлений в екпозиції; знати, як краще продемонструвати послуги, що просуваються (відеопрегляди, макети); -знати, які побутові послуги (світло, стік води, підвезення, берігання) повинні бути забезпечені на стенді; - визначити вид потрібного транспорту; - знати внутрішні правила, розпорядок і обмеження на виставці.

3 етап: Робота після виставки. Участь у виставці - це початок ділових контактів. Після закінчення виставки із врахуванням отриманих візиток і “журналу контактів” розсилаються факси і листи із вдячністю важливим клієнтам, досилаються інформаційні матеріали, проекти контрактів, ведуться переговори про майбутні зустрічі. Потім необхідно опрацювати каталог виставки і відправити комерційні пропозиції і запити тим фірмам, з якими не вдалося зустрітися під час виставки. Журналістам надсилаються звіти про виставку і проведені презентації, фотографії.

Підсумком участі в роботі виставки є звіт і аналітична записка з конкретними висновками і пропозиціями.