BPwin и разработка информационных систем

Целостную и достаточно подробную модель можно получить, пользуясь специальными методологиями структурного анализа, такими как IDEF. Построение модели начинается с описания функциональности моделируемой системы в целом (контекстная диаграмма). Взаимодействие с окружающим миром описывается в терминах входа (данные или объекты, потребляемые или изменяемые процессом), выхода (основной результат деятельности процесса, конечный продукт), управления (стратегии и процедуры, которыми руководствуется процесс) и механизмов (ресурсы, необходимые для процесса).

Кроме этого, в контекст входит описание цели моделирования, области (описания того, что будет рассматриваться как компонент системы, а что как внешнее воздействие) и точки зрения (позиции, с которой будет строиться модель). Обычно в качестве точки зрения выбирается точка зрения лица или объекта, ответственного за работу моделируемой системы в целом.

Работы на диаграммах изображаются в виде прямоугольников (функциональные блоки). Каждая работа изображает какую-либо функцию или задачу и именуется глаголом или глагольной фразой, обозначающей действие, например «Изготовление изделия», «Обслуживание клиента» и т.д. Стрелки помечаются существительным и обозначают объекты или информацию, связывающую работы между собой и с внешним миром (рис. 3.7.).

Рис.3.7. Пример контекстной диаграммы

После описания контекста проводится функциональная декомпозиция - система разбивается на подсистемы и каждая подсистема описывается в том же синтаксисе, что и система в целом. Затем каждая подсистема разбивается на более мелкие и так до достижения нужного уровня подробности. В результате такого разбиения, каждый фрагмент системы изображается на отдельной диаграмме декомпозиции (рис.3.8.). Диаграмма декомпозиции предназначена для детализации работы. В отличие от моделей, отображающих структуру организации, работа на диаграмме верхнего уровня в IDEF0 – это не элемент управления нижестоящими работами. Работы нижнего уровня – это то же самое, что работа верхнего уровня, но в более детальном изложении. После каждого сеанса декомпозиции автором диаграммы формируется папка – набор документов, в который входит сама диаграмма, дополнительные отчеты и т.д. Папка направляется эксперту предметной области (т.е. человеку, хорошо разбирающемуся в моделируемом фрагменте деятельности предприятия) для проведения экспертизы. На уровне контекстной диаграммы это может быть управляющий предприятия, на уровне первой декомпозиции – начальник отдела и так далее вплоть до рядового исполнителя. Прежде чем декомпозировать далее, на текущем уровне необходимо внести в диаграмму все замечания экспертов. Таким образом, каждый из экспертов дополняет модель в той ее части, в которой он наиболее компетентен. В результате получается полностью адекватная системе модель, которая позволяет наглядно представить существующие недостатки, перенаправить и усовершенствовать бизнес – процессы, провести анализ стоимости производства, а также послужить основой для создания информационной системы.

Рис. 3.8. Пример диаграммы декомпозиции

BPwin поддерживает помимо IDEF0 методологии DFD и IDEF3 и тесно интегрируется с другими программными продуктами:

- С инструментом моделирования данных ERwin (Platinum Technology inc.);

- Ситемой управления и хранения проектов ModelMart (Platinum Technology inc.);

- Специализированным генератором отчетов по модели RPTwin (Platinum Technology inc.);

- Системой имитационного моделирования BPSimulator (System Modeling Corporation);

- Инструментом стоимостного анализа EasyABC (ABC Technologies).

Диаграммы потоков данных (Data flow diagramming, DFD) используются для описания документооборота и обработки информации. Подобно IDEF0, DFD (рис. 3.9.)представляет модельную систему как сеть связанных меж собой работ. Их можно использовать как дополнение к модели IDEF0 для более наглядного отображения текущих операций документооборота в корпоративных системах обработки информации. DFD описывают функции обработки информации, документы, объекты, а также сотрудников или отделы, которые участвуют в обработке информации. Синтаксис DFD включает помимо работ и стрелок дополнительные элементы: внешнюю сущность, которая служит для изображения внешних по отношению к проектируемой системе объектов, (например, клиент, отдел кадров, справочники) и хранилище данных - «склад» информационных объектов. Хранилищем данных может быть база данных, файл или архив бумажных документов.

Рис. 3.9. Пример диаграммы DFD

Наличие в диаграммах DFD элементов для описания источников, приемников и хранилищ данных позволяет более эффективно и наглядно описать процесс документооборота. Однако, для описания логики взаимодействия информационных потоков более подходит IDEF3, называемая также workflow diagramming, - методология моделирования, использующая графическое описание информационных потоков, взаимоотношений между процессами обработки информации и объектов, являющихся частью этих процессов.

Перекресток – специфический для IDEF3 элемент – позволяет описать последовательность выполнения работ, очередность их запуска и завершения. С помощью диаграмм Workflow можно описывать сценарии действий сотрудников организации, например, последовательность обработки заказа или события, которые необходимо обработать за конечное время. Каждый сценарий сопровождается описанием процесса и может быть использован для документирования каждой функции, моделируемой в методологии IDEF0. Если в одной модели необходимо осветить специфические стороны бизнес-процессов предприятия, BPwin позволяет переключиться на любой ветви модели с IDEF0 на нотацию IDEF3 или DFD и создать смешанную модель. BPwin имеет мощный инструмент навигации - Model Explorer, который позволяет представить смешанную модель в виде дерева диаграмм и существенно облегчает навигацию по модели (рис. 3.10.). В версии BPwin 2.5 с помощью Model Explorer можно методом Drag&Drop переносить и копировать работы вместе со всеми соответствующими стрелками как внутри модели так и между моделями. Работы IDEF0 показываются в Model Explorer зеленым цветом, DFD – желтым и IDEF3 – синим.

Рис. 3.10. Представление смешанной модели в Model Explorer

BPwin позволяет эффективно манипулировать моделями - сливать и расщеплять, документировать посредством генерации отчетов (всего 7 типов отчетов, поддерживаются запоминаемые определяемые пользователем стандартные отчеты) и т.д. BPwin в состоянии поддерживать синтаксис IDEF0, IDEF3и DFD. Частично ошибки анализируются на этапе внесения новых объектов (некоторые ошибочные элементы просто невозможно внести в диаграмму), частично – детектируются в специальном отчете - Model Consistency Report.

Обычно в целях реорганизации предприятия сначала строится функциональная модель существующей организации работы – «AS-IS» (как есть). На основе модели «AS-IS» достигается консенсус между различными единицами бизнеса по тому, «кто что сделал», и что каждая единица бизнеса добавляет в процесс. Модель «AS-IS» позволяет выяснить «что мы делаем сегодня» перед тем, как перепрыгнуть на то, «что мы будем делать завтра». Анализ функциональной модели позволяет понять, где находятся наиболее слабые места, в чем будут состоять преимущества новых бизнес-процессов и насколько глубоким изменениям подвергнется существующая структура организации бизнеса. Детализация бизнес-процессов позволяет выявить недостатки организации даже там, где функциональность на первый взгляд кажется очевидной. Признаком неэффективной деятельности могут быть бесполезные, неуправляемые и дублирующиеся работы, неэффективной документооборот (нужный документ не оказывается в нужном месте в нужное время), отсутствие обратных связей по управлению (на проведение работы не оказывает влияние ее результат) и входу (объекты или информация используются нерационально) и т.д. Найденные в модели «AS-IS» недостатки можно исправить при создании модели «TO-BE» (как будет) - модели новой организации бизнес-процессов. Модель «TO-BE» нужна для анализа альтернативных/лучших путей выполнения работы и документирования того, как компания будет делать бизнес в будущем. Как правило, строятся несколько моделей «TO-BE», из которых по какому-либо критерию выбирается наилучшая. Проблема состоит в том, что таких критериев много и непросто определить важнейший. Для того, чтобы определить качество созданной модели с точки зрения эффективности бизнес - процессов, необходима система метрики, то есть качество следует оценивать количественно.

BPwin предоставляет аналитику два инструмента для оценки модели – стоимостной анализ, основанный на работах (Activity Based Costing, ABC) и свойства, определяемые пользователем (User Defined Properties, UDP). ABС является широко распространенной методикой, используемой международными корпорациями и государственными организациями (в том числе Департаментом обороны США) для идентификации истинных движителей затрат в организации (рис. 3.11.).

Рис. 3.11. Задание стоимости работ в диалоге Activity Cost

Стоимостной анализ представляет собой соглашение об учете, используемое для сбора затрат, связанных с работами, с целью определить общую стоимость процесса. Стоимостной анализ основан на модели работ, поскольку количественная оценка невозможна без детального понимания в функциональности предприятия. Обычно ABC применяется для того, чтобы понять происхождение выходных затрат и облегчить выбор нужной модели работ при реорганизации деятельности предприятия (Business Process Re-engineering, BPR). С помощью стоимостного анализа можно решить такие задачи как определение действительной стоимости производства продукта, определение действительной стоимости поддержки клиента, идентификация работ, которые стоят больше всего (те, которые должны быть улучшены в первую очередь), обеспечение менеджеров финансовой мерой предлагаемых изменений т.д.