Принципы формирования информационных систем

В общей классификации различают ИС трех типов:

Системы обработки информации;

Управляющие ИС;

Системы поддержки решений.

Системы обработки информации ориентированы на простейшие процедуры сбора, хранения и обработки информации.

Системы поддержки решений используют сложные алгоритмы и методики для обоснования решений, в том числе методы искусственного интеллекта.

По частоте применимости выделяются управленческие ИС, представляющие собой комплекс процедур и методов, обеспечивающих руководство информацией для принятия решений и контроля их выполнения. Существует несколько подходов к формированию управленческих ИС. Эти подходы развивались исторически и, в настоящее время, позволяют решать задачи разного класса.

Первый подход ориентирован на рационализации информационных потоков.

Методологическая основа этого подхода сформирована традиционной теорией управления. В этой теории производственная компания представляет собой стабильную организацию с четко выраженным функциями отдельных подразделений. Повышение эффективности такой организации достигается на основе совершенствования внутренних связей между подразделениями, либо интенсификацией выполнения производственных и управленческих операций. В большинстве американских компаний первый отдел, оснащенный ЭВМ – бухгалтерия. Главный принцип традиционного подхода к построению управленческих информационных систем – это управление при помощи систем (management by system). Это понимание было введено П. Ньюменом. Под системой понимается взаимосвязанный комплекс соответствующих правил и процедур для выполнения работ, связанных единой концепцией.

Этот принцип требует от управления строгой регламентации всех управленческих процессов, в первую очередь для часто повторяющихся операций и решений. Технология управления понимается как стержень всего управленческого процесса, объединяющий методы и средства управления (management procedure).

Поскольку большинство процедур в управлении имеют сложный организационный характер, то в управлении при помощи систем на первом месте оказалась проблема интеграции усилий подразделений и исполнителей. Поэтому в концепции управления при помощи систем влияние разработчиков обращается на то, что важнейшим элементом успеха внедрения системы является знание и понимание механизма функционирования объекта автоматизации. Задача разработчиков в рамке этого подхода состояла в том, чтобы анализировать деятельность управляющих, наиболее рациональным способом выделить отдельные процедуры, идентифицировать применяемую технологию управления.

На следующем этапе для выбранного набора процедур определялась структура нормативно-справочных данных, конструировались информационные связи, и все это определяло структуру ИС. Созданная система оценивалась с точки зрения простоты эксплуатации, полноты охвата внешних и внутренних источников информации, увеличения экономии живого труда. Такой подход был доминирующим в компаниях США с 50-х годов до 60-х годов. Он базировался на предположении, что информационные потоки внутри организации представляют собой отражение объективных требований, возникающих в процессе управления.

В методологии управления делался упор на анализ информационных потребностей лиц, принимающих решения, существующих потоков документов и формальных информационных связей. Этот подход можно назвать статическим, так как система управления формируется без механизмов саморазвития, а методология ориентируется на закрепление и сохранение определенных свойств системы управления, то есть развитие и совершенствование организации выносится за скобки рассматриваемой проблемы.

Постепенный переход к новому методу, ориентированному на решение, был связан с тем, что система, построенная по рекомендациям информационного подхода, часто оказывалось недостаточно эффективной. Причина заключалась в том, что только широкие организационные преобразования совместно с внедрением ЭВМ обеспечивали успех. Тем самым отвергался один из основных принципов информационного подхода: стабильность организационной структуры управления.

В числе первых с критикой подхода, ориентированного на информационные потоки, был Р. Акофф. Акофф опубликовал статью “Управленческие дезинформационные системы”, где рассмотрел следующие вопросы:

Страдают ли руководящие работники от нехватки необходимой информации или им дается избыток информации, не относящейся к делу?

Может ли менеджер определить без посторонней помощи, какая информация ему нужна и сообщить свои требования специалисту по информатике, который бы их учел при разработке?

Может ли менеджер эффективно использовать данные ЭВМ или для этого требуется дальнейшая обработка?.

Ведет ли улучшение связи между руководящими работниками к принятию более эффективных решений?

Правда ли, что руководителям не обязательно понимать, как работает ИС, а достаточно уметь пользоваться ею?

Акофф утверждал, что ответы на все вопросы должны быть “нет” или “необязательно”, а строгая приверженность информационному подходу приводит к разработке дезинформирующих систем. С точки зрения Акоффа правильный подход состоит в анализе системы принятия решений в организации, который направлен на то, чтобы помочь руководству разобраться в том, что именно ему нужно или разработать рекомендации по улучшению порядка принятия решений.

Информационные потоки, обеспечивающие принятие базовых решений, рассматриваются как один из параметров системы управления, изменение которых позволяет повысить эффективность управления, и поскольку в этом подходе не абсолютизируются информационные потоки, он позволяет перевести внимание руководящих лиц на долгосрочные, перспективные принятия решений.

В настоящее время, подход ориентированный на анализ распространения решений и их принятия, доминирует в литературе, но на практике большая часть реализаций ИС использует подход, ориентированный на информационные потоки. Дело в том, что изучение процедур принятия решений и тем более того, какое решение должно приниматься, легче описать в теории, чем реализовать, особенно для крупной системы. Кроме того, ИС создается не на пустом месте, и именно с переходными процессами связывают неудачи внедрения хорошо разработанных систем. Чаще всего интегрированная система делится на ряд небольших подсистем, ориентированных на принятие одного или группы однородных управленческих решений. Выделение таких групп производится на основе тщательного изучения существующего состояния организации и информационных потоков. Но при этом должна учитываться общая цель. После выделения групп решений проводится анализ информационных потоков, обеспечивающих функционирование соответствующих подсистем (например, при построении АРМов – ориентация на конкретную область). Поэтому на практике используется подход, который называется системно-информационное представление. В этом случае организация рассматривается в виде совокупности людей, объединенных единой целью. Системный аналитик исследует результаты функционирования организации, наблюдая за действиями людей, взаимодействующих друг с другом во времени и пространстве в соответствии с целями и задачами, вытекающими из природы организации. Таким образом, системный подход заключается в изучении не информационных потоков, а совокупности результатов деятельности персонала, образующего организацию. Аналитик сопоставляет результаты с отдельными решениями и лишь после этого переходит к потокам данных, обеспечивающих решения. Здесь определяются требования к информационному обеспечению процедур принятия решений, выявляются источники данных и сравниваются с требованиями.

Итогом анализа является проект новой системы, наиболее эффективно связывающий источники данных с центрами принятия решений. При построении ИС необходимо учитывать жизненный цикл развития системы и влияние стиля организации на ИС.

Жизненный цикл ИС включает несколько этапов.

Идентификация проблем, возможностей и целей.

Определение требований к информации: для этого могут использоваться методы – выборки и исследования реальных данных; интервью; вопросники; наблюдения за действиями ЛПР и др.

Анализ потребности системы и определение типа системы. Для этого используются диаграммы потока данных и словари.

Проектирование рекомендованной системы.

Разработка и документирование программного обеспечения.

Тестирование и внедрение системы.

Оценивание и корректировка результатов.

Эта схема подразумевает работу системного аналитика, по этапам 1 и 2 подразумевают работу информационного аналитика.