Регистрация товародвижения

Списание со склада может производиться одним из следующих способов (помимо списаний по результатам документов инвентаризаций, внутренних перемещений и расходных накладных):

3. При проведении акта приготовления. В соответствии с ним списываются ингредиенты блюда или заготовки, но при этом увеличивается остаток данного блюда или заготовки на складе.

4. В соответствии с актом списания. Оформляется автоматически при удалении блюда из заказа со списанием (во фронт-офисе), или вручную, например, вследствие прихода товара в негодность.

5. В соответствии с актом переработки.

6. По акту реализации.

Данный документ создается автоматически при продаже товара или блюда (закрытия заказа), ингредиентом которого является данный товар. Но также может быть создан и вручную. Что списывается: ингредиенты или само блюдо, определяется настройкой «Метод списания», которая задается в номенклатурной карточке.

Пересчет остатков производится незамедлительно на дату и время проведения складского документа.

Примечание. Действия, доступные пользователям по работе со складской подсистемой iiko, например, возможность создавать различные документы, определяются правами доступа. Во избежание ошибок или злоупотреблений, в зависимости от функциональных обязанностей сотрудников их права должны быть соответствующим образом ограничены.

Любой из складских документов может быть создан на основе одного из уже существующих, для этого предназначен пункт контекстного меню Скопировать и кнопка Копия.

Оформление приходной накладной

Приход товара на склады ресторана оформляется накладными. После проведения накладной незамедлительно пересчитываются остатки товаров на складах, а также их средняя себестоимость с учетом стоимости остатков данных товаров на складе.

1. Выберите в меню Товары и склады пункт Накладные. Вы видите перед собой список накладных, введенных в систему за определенный период (по умолчанию – последний месяц, но Вы можете задать любой период, выбрав из раскрывающегося календаря начальную и конечную даты в соответствующих полях).

2. Нажмите кнопку Создать и выберите пункт Приходная накладная.

3. В поле Дата и время получения товара при необходимости измените дату и время, которыми накладная должна быть проведена. По умолчанию берется значение, заданное в мастере настройки ресторана. Если там же установлена галочка Подставлять дату по последней накладной, то данное поле будет заполнено значением из последней зарегистрированной в системе накладной.

4. Из списка Поставщик выберите наименование поставщика товара. Если он новый, то нажмите расположенную справа кнопку , откроется персональная карточка поставщика. Заполните ее.

5. Если расчет с поставщиком проводил сотрудник, которому специально для этих целей были выданы денежные средства, то поставьте галочку слева от поля Зачесть сотруднику и выберите его из списка. После проведения накладной ее стоимость будет списана за счет данного сотрудника (по счету «Деньги, выданные под отчет»).

6. При необходимости могут быть заданы такие показатели как номер данной накладной у поставщика (поле Вход. документ №), номер и дата выставления счета-фактуры (поля Счет-фактура и От).

7. Для каждого товара заполните поля накладной.

Введите информацию о количестве и стоимости товара, а также название склада, на который он поступил. Вы сразу увидите изменения остатка товара на складе. Если в номенклатурной карточке данного товара задана ставка НДС, то она будет автоматически учтена, но при необходимости данное значение может изменено / введено вручную.

8. После ввода всех товаров нажмите кнопку Сохранить и закрыть. По умолчанию все накладные сохраняются с проведением. Если Вам нужно сохранить накладную без проведения, удалите галочку из поля С проведением.

Из приходной накладной могут быть также распечатаны Товарная накладная по форме ТОРГ-12 и упрощенная форма товарной накладной. Для этого следует нажать кнопку Действия и выбрать соответственно пункт Печать (ТОРГ-12) или др.

Редактирование или перепроведение накладных

Для того чтобы посмотреть какую-либо накладную, внести в нее изменения или осуществить ее проведение, выберите соответствующую строку и нажмите кнопку Открыть или дважды нажмите левую кнопку мыши. Откроется окно Накладная от <число/месяц/год>.

Обратите внимание, что Вы можете посмотреть также и удаленные накладные, поставив галочку в поле Показывать удаленные. Если Вы, просмотрев накладную, хотите оставить ее в первоначальном виде, нажмите кнопку Выйти без сохранения. Если Вы внесли изменения, нажмите кнопку Сохранить и закрыть. По умолчанию накладная будет сохранена с перепроведением, то есть изменения будут применены. Если Вы хотите отменить проведение какой-либо накладной, откройте ее, удалите галочку из поля с перепроведением и нажмите кнопку Сохранить и закрыть.

Инвентаризация

Выберите в меню Товары и склады пункт Инвентаризации. Откроется список документов инвентаризаций, созданных за последний месяц. Вы можете посмотреть проведенные ранее документы (задав нужный период с помощью полей За период, с и по), выгрузить их в формат MS Excel, либо создать новый документ инвентаризации.

Для создания документа инвентаризации, который зафиксирует количество заготовок, блюд и товаров на складах Вашего ресторана на определенный момент времени, выполните следующие действия:

1. Нажмите кнопку Создать. Откроется окно Новая инвентаризация.

2. Введите день проведения инвентаризации (поле Дата). Время, которым по умолчанию будет создан новый документ, задается в общесистемных настройках, но при необходимости оно может быть изменено.

3. В поле Склад выберите название склада, на котором проводится инвентаризация. Затем Вам предстоит пройти три шага.

4. На первом шаге должен быть произведен подсчет заготовок (полуфабрикатов) и готовых блюд, по которым еще не было списания ингредиентов:

ú это блюда и заготовки, ингредиенты которых списываются только при их продаже (метод списания «По ингредиентам»);

ú блюда, производство которых еще не было зафиксировано актом приготовления, то есть еще не было списания их ингредиентов.

Внимание! Блюда, по которым был проведен акт приготовления, должны вводиться на втором шаге инвентаризации.

Выберите наименование блюда или заготовки из раскрывающегося списка и укажите его фактическое количество.

Когда все заготовки будут введены, поставьте галочку в поле Завершить подсчет заготовок и перейдите ко второму шагу, нажав кнопку Далее.

5. Второй шаг – снятие остатков. В открывшемся окне второго шага Вы видите таблицу учета остатков, часть которой уже заполнена товарами, которые были израсходованы для имеющихся у Вас заготовок (введенных на первом шаге). Они уже подсчитаны системой.

Теперь надо подсчитать остатки собственно товаров на складе, а также готовых блюд, которые уже были оприходованы на склад. Для этого в столбце Товар выберите из раскрывающегося списка нужный товар и введите фактическое количество остатков, а затем нажмите кнопку Сохранить в конце строки.

Вы можете сохранять данные не только по каждому товару в отдельности, но и сразу по всему сформированному списку товаров, выбрав для этого пункт контекстного меню Сохранить все.

Позиции инвентаризационного списка могут быть автоматически заполнены:

ú элементами номенклатурного справочника – нажатием кнопки Действия ® Заполнить всеми товарами или Заполнить всеми заготовками;

ú элементами, по которым на дату инвентаризации на указанном складе имеются положительные и отрицательные остатки, или было движение – нажатием кнопки Действия ® Заполнить по остаткам.

Затем для каждой позиции необходимо указать фактическое количество остатков на складе.

6. Будьте внимательны при пересчете остатков. После сохранения данных система iiko сравнивает фактическое количество с книжным и фиксирует разницу. Если потом недостача будет обнаружена, Вы сможете пересчитать эту позицию, НО! факт исправления будет зафиксирован в системе.

Если нужно добавить остатки товара, который входил в заготовку, посчитанную на первом шаге, то нужно ввести его в новой строке. Это строка объединится с уже существующей, и автоматически будет посчитано их общее количество. Именно это значение и будет сравниваться с книжным.

На втором шаге инвентаризации Вы можете пересчитать заготовки и блюда, которые были разукомплектованы на ингредиенты по технологическим картам на первом шаге. Такая необходимость может возникнуть, если технологические карты этих товаров были изменены задним числом, например, из-за пересортицы. В этом случае для изменений данных инвентаризации нажмите кнопку Пересчитать 1-ый шаг. Измененные строки будут отмечены розовым цветом.

После подсчета оставшегося количества всех товаров на складе перейдите к третьему шагу, нажав кнопку Далее.

7. Третий шаг – завершение инвентаризации. В таблице Вы видите все излишки и недостачи по данному складу (если они есть, конечно), а также количество оставшихся на складе товаров. Выберите, на какой счет Вы спишете излишки и недостачи (по умолчанию система предлагает стандартные варианты), а затем нажмите кнопку Сохранить и закрыть.

Если Вы хотите прервать инвентаризацию, нажмите кнопку Выйти без сохранения.

На третьем этапе инвентаризации может быть сформирована сличительная ведомость результатов инвентаризации по форме ИНВ-19 и в упрощенной форме, а также инвентаризационную опись по форме ИНВ-3. Для этого нажмите кнопку Печатать и выберите необходимую форму. Будет открыто окно предварительного просмотра, из которого данные могут быть выгружены в формат MS Excel или же распечатаны.

Если Вы обнаружили товар, недостаток которого зафиксирован документом инвентаризации:

8. Найдите данный документ в списке и выполните по нему двойной щелчок мышью. Откроется окно второго шага инвентаризации

9. Нажмите кнопку Пересчитать в строке, которая соответствует товару, количество которого Вы хотите откорректировать. Данная строка станет неактивной, а снизу появится новая строка для задания нового количества данного товара на складе.

10. Введите суммарное количество товара, а не только размер обнаруженной недостачи или излишка, и нажмите кнопку Сохранить в конце строки. А затем сохраните данный документ.

Чтобы внесенные изменения нашли отражение в движении средств по счетам Вашего ресторана, документ инвентаризации должен быть проведен заново (при сохранении в поле С перепроведением должна стоять галочка).