Совершенствование коммуникаций в организациях

Регулирование информационных потоков. Руководители на всех уровнях организа­ции должны представлять потребности в информации собственные, своих начальников, коллег и подчиненных. Они должны научиться оценивать качественную и количественную стороны своих инфор­мационных потребностей, а также других потребителей информа­ции в организации. Информационные потребности в значительной мере зависят от целей руководителя, принимаемых им решений и характера показателей оценки результатов его работы.

Управленческие действия. Руководитель может практиковать ко­роткие встречи с одним или несколькими подчиненными для обсуждения грядущих перемен, новых приоритетов, распределения работы. Он может также по своему усмотрению предпочесть вари­ант периодических встреч с участием всех подчиненных для рас­смотрения тех же вопросов. Многие организации настаивают на проведении руководителями еженедельных встреч-совещаний. Подчиненный может предпринимать подобные шаги, добиваясь по своей инициативе контакта с руководителем или товарищами по работе.

Системы обратной связи составляют часть системы контрольно-управленческой информационной системы организации. Один из вариантов системы обратной связи — перемещение людей из одной части организации в другую с целью обсуждения проблем. Напри­мер, организации часто направляют ведущих сотрудников на свои заводы для обсуждения вопросов, связанных с качеством продукции.

Опрос сотрудников — еще один вариант системы обратной свя­зи. Такие опросы можно проводить с целью получения информа­ции по сотням вопросов, например: 1) четко ли доведены до них цели деятельности; 2) с какими проблемами они сталкиваются или могут столкнуться; 3) получают ли они точную и своевременную информацию, необходимую им для работы; 4) открыт ли их руко­водитель для предложений; 5) информированы ли они о грядущих переменах, которые отразятся на их работе.

Системы сбора предложений. Системы сбора предложений раз­работаны с целью облегчения поступления информации наверх. Все работники получают при этом возможность генерировать идеи, ка­сающиеся совершенствования любого аспекта деятельности орга­низации. Цель подобных систем — снижение тенденции фильтра­ции или игнорирования идей на пути снизу вверх.

Чаще всего такая система реализуется уполномоченными по сбору предложений или в виде ящиков для предложений, куда сотрудники могут опускать свои предложения. При этом следует создавать меха­низмы подтверждения факта рассмотрения предложений и стимули­рование работников, в особенности тех, чьи предложения пошли организации на пользу. Другой вариант системы — создание группы руководителей и рядовых работников, которые встречаются и обсуж­дают вопросы, представляющие взаимный интерес.

Информационные бюллетени, публикации и видеозаписи сосре­доточивают общую информацию в организации. Крупные организа­ции, как правило, издают ежемесячные бюллетени, которые содер­жат информацию для всех работников. В бюллетени могут входить статьи с обзором предложений по поводу управления, новых видов продукции или услуг, которые намечено предложить потребителям, ответы руководства на вопросы рядовых сотрудников. Печатные ма­териалы представляют возможность оценить данные по существу, а видеоматериалы позволяют персоналу составить представление о стиле и особенностях руководителей организации.

Таким образом, ОБМЕН ИНФОРМАЦИЕЙ В ОРГАНИЗАЦИИ НУЖНО ПОСТОЯННО УЛУЧШИТЬ, создавая системы обратной связи, регулируя информационные потоки, предпринимая управленческие действия, способствующие формированию восходящих и боковых потоков обмена информацией, развертывая систему сбора предложений, печатая материалы информативного характера для использования внутри организации и применяя достижения современной информационной технологии. Это и компьютер, локальные и глобальные сети, Интернет с электронной почтой и пр. технологии в виде видео или Интернет конференций и пр..

Возврат к началу