Психологи отметили, что уже

через 30 — 45 минут работы у их участников начинают наблюдаться признаки ослабления внимания;

через 70 — 75 минут появляется физическая усталость;

через 75 — 90 минут развивается "отрицательная активность", то есть начина­ются разговоры и занятие посторонними делами;

через два часа (120 мин) не­прерывной работы и более ее участники готовы пойти на все, чтобы быст­рее разойтись.

При проведении собраний и совещаний необходимо строго при­держиваться регламента, т.е. мероприятие начинается в точно назначен­ный срок, без ожидания опаздывающих, и, если не случается непред­виденных событий, должно закончиться в предусмотренное время.

Такой подход желателен и к производственным " ОПЕРАТИВКАМ ", где происходит заслушивание кратких сообщений о текущих делах, ин­формирование о принятых руководством решениях, коллективное инструктирование и пр.

Успех любого собрания или совещания во многом зависит от его руководителя. Применительно к собраниям всего коллектива пос­ледний вовсе не обязан быть представителем администрации, но до­лжен пользоваться уважением и авторитетом усобравшихся и лично знать как можно большее их число со всеми их достоинствами и не­достатками.

Первой обязанностью руководителя является психологическая разгрузка участников мероприятия, выведение их из обычного ру­тинного состояния, включение их в практическую работу. Это достигается созданием доброжелательной обстановки, установлением нефор­мальных отношений, что позволяет в последующем наладить свобод­ный обмен информацией, максимально использовать опыт, знания и компетенцию людей.

Комфортная обстановка во многом обеспечивается тем, что жела­ющим дают возможность свободно высказывать свое мнение, ком­ментировать различные точки зрения и идеи, спокойно обдумывать ситуацию, готовиться к выступлениям и ответам на поставленные вопросы, менять свою точку зрения с появлением принципиально но­вой информации.

Другой обязанностью руководителя собрания или совещания яв­ляется решение организационных проблем: обеспечениесоблюдения регламента, порядка и дисциплины среди присутствующих (недопу­щение хождения, разговоров), ведение протокола.

Наконец, третья обязанность состоит в управлении процессом обсуждения проблемы и активизации аудитории. Для этого руково­дитель мероприятия внимательно слушает выступающих, наблюда­ет за ними, фиксирует развитие процесса обсуждения проблемы, его узловые моменты, поддерживает новые идеи, подбадривает застен­чивых, гасит конфликты, напоминает о регламенте, пресекает кри­тиканство, монополизацию права на истину, пустопорожние дебаты, ведет борьбу с единомыслием.

Итоги совещания или собрания оцениваются по количеству и ка­честву выработанных и принятых на них управленческих решений, в которые превращаются "домашние заготовки", сделанные перед их началом: справки, диаграммы, графики и т.п. Если решений не пос­ледовало, мероприятие считается бесполезным, а время на него — за­траченным впустую.

1. Искажение сообщений, т.е. когда информация движется внутри организации вверх и вниз, смысл сообщений несколько искажается. Фильтрация информации начальниками разных уровней, или страх наказания, или бесполезность этого дела.