На совещаниях и собраниях

Обычно они различаются

ü кругом участников (на совещани­ях присутствуют специалисты, ответственные или заинтересованные лица, а на собраниях — весь персонал);

ü кругом обсуждаемых про­блем (на совещаниях рассматриваются текущие конкретные вопро­сы, а на собраниях — более общие, накопившиеся за определенный период времени);

ü целью (совещания имеют оперативный характер и призваны вносить коррективы по совершенствованию текущей дея­тельности;

ü на собраниях, прежде всего, подводятся итоги и определя­ются планы на будущее).

Поэтому бытует вполне оп­равданное мнение, что лучшими из них являются те, которые вообще не надо проводить. Тем не менее, в ряде случаев они необходимы.

СОБРАНИЯ И СОВЕЩАНИЯ СОЗЫВАЮТСЯ ТОГДА, КОГДА:

ü нужно сделать ВАЖНОЕ СООБЩЕНИЕ, которое может породить значительное количест­во вопросов, требующих обсуждения;

ü добиться СОГЛАСОВАННОГО РЕШЕ­НИЯ принципиальной проблемы;

ü получить ОДОБРЕНИЕ тех или иных действий;

ü ПРОИНСТРУКТИРОВАТЬ ГРУППУ ЛЮДЕЙ по методам и процеду­ре выполнения предстоящей работы;

ü ПУБЛИЧНО РАЗОБЛАЧИТЬ ИЛИ ОП­РОВЕРГНУТЬ какую-то ложную информацию или слух.

Но даже в этих случаях по возможности предпочтительнее обмениваться мнениями заочно, например, по телефону, или принять единоличное решение.

Подготовка собраний и совещаний начинается с разработки по­вестки дня, которая заранее доводится до всех участников, а при не­обходимости с ними согласовывается, уточняется, корректируется и в окончательном варианте раздается им перед началом мероприятия.

Круг участников совещания стараются сделать максимально уз­ким. Приглашаются только те люди, без которых вообще нельзя обойтись: кого непосредственно затрагивают принимаемые решения, конкретные их исполнители, специалисты в соответствующей облас­ти, а также лица, имеющие опыт действия в ситуациях, аналогич­ных обсуждаемой.

Если кандидатов для присутствия на совещании набирается слишком много, считается целесообразным пригласить представите­лей, поскольку мероприятие может оказаться неуправляемым и не принести ожидаемых результатов.

Собрание или совещание должно начаться ТОЧНО в НАЗНАЧЕННЫЙ СРОК, удобный для большинства участников. Как правило, это быва­ет во второй половине дня, что обусловлено чисто практическим под­ходом:

во-первых, с утра люди обычно занимаются важными и сроч­ными делами, в основном заканчивая их к обеду, а

во-вторых, после завершения мероприятия они из-за вызванного им возбуждения вряд ли могут продолжать нормальную работу на своих местах, и их лучше отпустить домой.

Продолжительность такого рода мероприятий, за исключением чрезвычайных случаев, не должна быть большой: не более двух ча­сов.

.