Решение. Решение — заключительный элемент процесса общения

Решение — заключительный элемент процесса общения.

Подводятся общие и частные итоги беседы, оговаривает­ся полученный результат (действия, сроки, распределяются обязанности сторон и т.п.); конкретизируются вопросы для последующего решения, а также выделяются нерешенные проблемы.

Факторы, влияющие на повышение эффективности проведения деловых бесед:

ЦИКЛ ДЕЛОВОЙ БЕСЕДЫ состоит из трех этапов:

ü подготовительного,

ü основного и

ü заключительного.

I - ПОДГОТОВКА БЕСЕДЫ начинается с определения цели, которую в ре­зультате необходимо достичь, круга обсуждаемых вопросов. При этом необходимо учитывать интересы партнера.

Вторым шагом, если беседа важна и есть в запасе время, является составление предварительного портрета других ее участников на ос­нове данных об их служебном положении, политических взглядах, отношении к окружающим, общественной деятельности и заслугах, любимых и запретных темах для разговоров.

Такую информацию обычно получают у партнеров, клиентов, об­щих знакомых и т.п. Однако относиться к ней нужно осторожно, пос­кольку на нее могут влиять различные объективные и субъективные обстоятельства, в частности: близость знакомства с теми, о ком идет речь; зависимость или независимость от них; предвзятость или не­предвзятость отношений; степень развитости у характеризующих тех же качеств, что и у характеризуемых; обстоятельства, в которых эти качества наблюдал и т.п.

Третий шаг состоит в выработке стратегии и плана беседы, а также различных тактических "заготовок", нужда в которых может воз­никнуть по ходу дела. План включает схемуизложения материала, предопределяющую но многом структуру беседы. В серьезной беседе схемой допускается пользоваться открыто, но насколько близко ей следовать, определяется конкретными обстоятельствами: числом участников, запасом времени, опытом и пр. Помимо плана на подго­товительном этапе составляется предварительный текст выступле­ния, который включает в себя набор ключевых понятий, слов и де­тально проработанных фрагментов, включающих полную формули­ровку деловых предложений.

Четвертым шагом на подготовительном этапемо­жет быть ее репетиция, сначала наедине с собой, а затем возможно и с кем-нибудь из коллег. Репетиции предшествует осмысление материа­ла, запоминание его очередности) отдельных фрагментовтекста с та­ким расчетом, чтобы ими можно было при необходимости свободно опе­рировать, в том числе воспроизводить по памяти.

Пятый шаг подготовительного этапа заключается в определении и согласовании с партнерами места и времени встречи с учетом их возможного влияния на результат. Если участниками беседы явля­ются сотрудники одной организации, то она может происходить в ка­бинете руководителя, на рабочем месте подчиненного, в зале заседа­ний, а также во внеслужебной обстановке вплоть до домашней. С пос­торонними лицами беседы проводятся в кабинете пригласившего их или в специальной комнате для переговоров.

II - САМА БЕСЕДА НАЧИНАЕТСЯ с приветствия и осмысления первых лич­ных впечатлений о партнерах с учетом знаний о них, приобретенных на подготовительном этапе. Нужно иметь в виду, что на это впечатление во многом влияет ряд объективных и субъективных обстоя­тельств, например, доминирующая в данный момент потребность, то есть целостная оценка людей как приятных, так и неприятных.

При этом нужно учитывать, что большинство людей, даже в обще­нии с близкими, стремятся скрыть свое "Я" под различного рода мас­ками, которым психологи дали названия соответствующих живот­ных:

«ЧЕРЕПАХИ», прячущейся в панцирь;

«ДИКОБРАЗА», ощетинив­шегося колючками;

«ЛЬВА», грозно рычащего на окружающих;

«ХАМЕ­ЛЕОНА», приспосабливающегося к любой обстановке.

Во вступительной части беседы, которая может занимать до 15% отведенного на нее времени, происходит снятие психологической на­пряженности партнеров, установление контактов и взаимопонима­ния между ними. Это достигается на основе проявления искреннего интереса к личности и делам друг друга. Обычно инициатива принад­лежит здесь хозяину или старшему по возрасту.

После этого происходит переход к самой беседе. Этот переход мо­жет быть прямым и начинаться с изложения сути дела, что присуще в основном кратковременным рабочим контактам, например, между руководителем и подчиненными. Он может начинаться с постановки ряда проблемных вопросов, относящихся к сути обсуждаемой про­блемы.

Переход может зависеть, наконец, от упомянутых во вступитель­ной части фактов и событий.

В главной части беседы активной стороной обычно является ини­циатор (исключение составляет отчетная беседа с подчиненными), старающийся от начала до конца придерживаться выбранного основ­ного направления, ведущего к намеченной цели.

Это достигается путем последовательной постановки проблем настойчивым проведением собственной основной мысли, использованием ясных и простых выражений.

Поскольку в процессе беседы важно выяснить, почему собеседник воспринимает ситуацию так, а не иначе, ему нужно дать возмож­ность высказаться, делая в нужные моменты замечания или задавая вопросы. Все высказывания должны быть спокойными, доброжелательными, аргументированными, не содержать попытки уличить человека в чем-то или настоять на собственном мнении. Чем большеобходимо в чем-то убедить партнера, тем меньше следует утверждать.

В заключение беседы хозяин или инициатор подводят итоги, по­казывают, как может быть использована полученная информация, призывают остальных к ее осмыслению и последующим активным действиям. Если время беседы специально не регламентировалось, что чаще всего имеет место при приеме посетителей, это является сигналом к ее завершению. В то же время существует специальный комплекс приемов, позволяющих без нарушения правил вежливос­ти, дать понять участникам, что пора ее завершать.

Ш ЭТАПОМ ЦИКЛА беседы является ее КРИТИЧЕСКИЙ РАЗБОР на основе сделанных записей, позволяющий определить,

-все ли было сказано;

-насколько четко формулировались мысли;

-всегда ли удава­лось получить удовлетворительные ответы, и не инспирировались ли последние желанием кому-то угодить;

-могли ли собеседники быть бо­лее откровенными;

-не оказывалось ли на них психологическое давле­ние;

-насколько непринужденно и комфортно они себя чувствовали;

-можно ли считать результаты беседы удовлетворительными;

-необхо­димо ли, а если да, то когда, продолжить обсуждение затронутых во­просов.

Возврат к началу