Управление изменениями по проекту

Управление изменениями представляет собой процесс прогнозирования и пла­нирования будущих изменений, регистрации всех потенциальных изменений (в со­держании проекта, спецификации, стоимости, плане, сетевом графике и т. д.) для детального изучения, оценки последствий, одобрения или отклонения, а также ор­ганизации мониторинга и координации исполнителей, реализующих изменения в проекте.

Под изменением понимается замещение одного решения другим вследствие воздействия различных внешних и внутренних факторов при разработке и реали­зации проекта. Изменения могут вноситься в различные разделы проекта. Ини­циировать изменения могут и заказчик, и инвестор, и проектировщик, и подряд­чик. Заказчик, как правило, вносит изменения, улучшающие конечные технико-экономические характеристики проекта. Проектировщик может вносить изменения в первоначальную проектно-сметную документацию, спецификации. Подрядчик по ходу реализации проекта вносит изменения в календарный план, методы и техно­логии производства работ, последовательность (технологическую, пространствен­ную) возведения объектов и т. д.

Причинами внесения изменений обычно являются невозможность предвидения на стадии разработки проекта новых проектных решений, более эффективных ма­териалов, конструкций и технологий и т.д., а также отставание в ходе реализа­ции проекта от запланированных сроков, объемов вследствие непредвиденных об­стоятельств.

Для обеспечения эффективного контроля за содержанием работ проекта долж­ны быть определены формальные процедуры управления изменениями.

Следующие элементы проекта и факторы, влияющие на его реализацию, могут меняться:

1) цели и планы проекта;

2) механизмы реализации проекта;

3) использование ресурсов;

4) контракты и обязательства по ним;

5) используемые стандарты и нормативы;

6) география размещения объектов;

7) внешние факторы, влияющие на проект.

Причинами изменений в содержании работ могут быть:

1) изменения конъюнктуры на рынке;

2) действия и намерения конкурентов;

3) технологические изменения, изменения в ценах и доступности ресурсов;

4) экономическая нестабильность;

5) ошибки в планах и оценках;

6) ошибки в выборе методов, инструментов, организационной структуре или стан­дартах;

7) изменения в контрактах и спецификациях;

8) задержки поставок или поставки, не соответствующие требованиям качества;

9) необходимость ускорения работ;

10) влияние других проектов.

Все множество изменений можно разделить на осознанные (желательные) изменения и вынужденные. Например, когда необходимо ускорить выполнение про­ектов с тем, чтобы быстрее запустить производство или выпустить товар на ры­нок, принимается решение сократить сроки выполнения проекта. В данном случае руководство проекта осознанно осуществляет временные изменения с тем, чтобы получить выгоду от более раннего окончания проекта. Когда же график работ должен быть передвинут на более поздние сроки из-за недоброкачественных по­ставок, низкой производительности труда, руководство вынуждено пойти на пере­смотр временных параметров выполнения работ.

Вынужденные изменения должны быть вовремя распознаны и реализованы с наименьшими убытками. Возможность же выполнения желаемых изменений долж­на быть дифференцирована и реализована с выгодой для проекта.

Неконтролируемые изменения, производящиеся в процессе реализации проек­та, могут носить разрушающий характер для всего процесса управления. Для эф­фективного управления изменениями в ходе реализации проекта необходимо при­менение соответствующих подходов:

1) реализация эффективной взаимосвязи между участниками проекта;

2) разграничение ролей и ответственности, связанных с каждым изменением;

3) возможность отслеживать влияние изменений на временные и стоимостные по­казатели проекта.