Введение. ДИСЦИПЛИНА__Информатика и программирование___

САНКТ-ПЕТЕРБУРГСКИЙ ГУМАНИТАРНЫЙ УНИВЕРСИТЕТ

ПРОФСОЮЗОВ

КОНТРОЛЬНАЯ РАБОТА

ДИСЦИПЛИНА______________________Информатика и программирование___________________

ТЕМА __________________ __ База данных «Персонал»______ _________________________

Студентка 1 курса

заочного факультета

специальность

Прикладная информатика

Галахтина

________Екатерина

_______Михайловна
Ф.И.О.

Санкт-Петербург

2015 год

____________________________________________________________________________

Регистр.№______________ «_____»___________20__г.

дата поступления работы в Университет

ОЦЕНКА________________________ «_____»__________20__г.

ПРЕПОДАВАТЕЛЬ-РЕЦЕНЗЕНТ___________________/_____________________

подпись фамилия четко

_ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _

( линия отреза )

Студент (ка)____ курса ________________________________________________________

(Ф.И.О.)

заочного факультета специальность____________________________________________

дисциплина__________________________________________________________________

тема_______________________________________________________________________

Регистр.№______________ «_____»___________20__г.

дата поступления работы в Университет

ОЦЕНКА________________________ «_____»__________20__г.

ПРЕПОДАВАТЕЛЬ-РЕЦЕНЗЕНТ___________________/_____________________

подпись фамилия четко

План

Введение

· Представление работы с электронной таблицей как с базой данных

Литература.

Введение

База данных - набор сведений, хранящихся некоторым упорядоченным способом. Можно сравнить базу данных со шкафом, в котором хранятся документы. Иными словами, база данных - это хранилище данных.

Прежде чем самостоятельно смоделировать и проанализировать задачу из индивидуального задания, изучим само понятие «База Данных».

Многие специалисты указывают на распространённую ошибку, состоящую в некорректном использовании термина «база данных» вместо термина «система управления базами данных», и указывают на необходимость различения этих понятий.

Несмотря на то, что мы постоянно используем базы данных, для многих остается непонятным, что же это такое на самом деле. И связано это отчасти с тем, что одни и те же термины, относящиеся к базам данных, используются людьми для определения совершенно разных вещей.

В данной работе я освоила способы моделирования и анализа экономических задач средствами электронных таблиц, работу с электронной таблицей как с базой данных.

· Представление работы с электронной таблицей как с базой данных

Приступим к созданию базы данных в Excel.

Время от времени у всех нас возникает необходимость создать небольшую базу данных с удобной и понятной логикой и интерфейсом, но при этом желание возиться с Access или прочими подобными программами совершенно отсутствует. Более того, приложениях баз данных имеют во многом ограниченный арсенал инструментов анализа, расчетов и визуализации. Вот тут в голову нам приходит идея создать базу данных в Excel (тем более, многие пользователи используют ее в основном как место хранения данных).

К сожалению (а может и к счастью), Excel в первую очередь является электронной таблицей, поэтому чтобы создать базу данных в этой программе, требуется выстраивать связи с помощью формул подстановки, создавать интерфейс на VBA и добавлять дашборды. Все это было до недавнего времени. С приходом Excel 2013, программа обзавелась новыми инструментами работы с таблицами, позволяющими связывать диаграммы и ячейки, выполнять поиск и создавать динамически обновляемые отчеты. Как в реляционных базах данных. Excel может ежедневно обрабатывать большие количество данных. Каким образом? А сейчас попробуем узнать.

· Создадим реляционную базу данных в Excel

Реляционная база данных – это такая база, в которой отношения между информацией в таблицах четко определены. Это важно для работы с большим количеством бизнес информации. Такой подход позволяет быстро находить и получать информацию, отображать одну и ту же информацию под различным ракурсом и избегать ошибок и дублирования.

Чтобы облегчить задачу, разберем пример с двумя таблицами:

· основной

· дополнительной

Основная таблица зачастую содержит уникальные записи (такие как имя, адрес, город, область и т.д.). Она редко редактируется, за исключение, если, к примеру, вам нужно добавить или удалить запись.

Одной записи основной таблицы может соответствовать несколько записей из дополнительной ( дочерней таблице) таблицы. Эта связь называется один-ко-многим. Информация в дочерней таблице – такая как, ежедневные продажи, цена на продукт, количество – обычно периодически изменяется.

Чтобы избежать повторения всей информации из основной таблицы в дополнительной таблице, необходимо создать отношения, используя уникальное поле, такое как ID Продаж, и позволить Excel сделать все остальное.

К примеру, у вас имеется 10 продавцов со своей уникальной информацией (основная таблица). Каждый продавец имеет 200 продуктов, которые он продает (дополнительная таблица). В конце года вам необходимо создать отчет, который отображает результаты продаж каждого сотрудника. Плюс к этому, вам необходимо создать отчет, который отображает результаты продаж по городам.

В этом примере мы создадим основную таблицу с информацией о продавцах и дополнительную таблицу, которая отображает информацию о продажах.

ID Продаж – это поле, которое будет соединять таблицы. В конечном итоге мы создадим отчет (или сводную таблицу), которая покажет информацию с максимальными продажами.

· Создание основной и дополнительной таблиц

Наша основная таблица будет содержать 4 поля: ID Продаж, Имя продавца, Адрес и Город.

Моя таблица имеет двадцать продавцов из 3-х различных городов, по которым в дальнейшем мы будем делать отчет.

Теперь необходимо превратить данные в настоящую таблицу Excel. Для этого выделяем весь диапазон вместе с заголовками. Переходим во вкладку «Главная» в группу «Стили».

Нажимаем кнопку «Форматировать как таблицу», из выпадающего меню выбираем стиль, который мы хотим придать таблице.

Осталось дать имя нашей таблице. Выберите любую ячейку в таблице, перейдите по вкладке Работа с таблицами -> Конструктор в группу Свойства. В поле Имя таблицы поменяйте название таблицы на Основной.

Аналогичным способом создаем дополнительную таблицу с информацией о сумме продаж по кварталам для каждого сотрудника. Внешний вид оформления таблицы вы видите на изображении ниже.

Также таблице необходимо дать более осмысленное название, например, Продажи.

· Определение отношений между таблицами

Первое правило сводных таблиц: отношения между таблицами определяются в системе отчетов сводной таблицы, с использованием инструмента Отношения. Не пытайтесь с самого начала определить связи между таблицами – инструмент формирования отчетов сводных таблиц все равно их не воспримет.

Выделяем таблицу с продажами, во вкладке Вставка переходим в группу Таблицы, щелкаем Сводная таблица.

Excel создаст новый лист с пустой сводной таблицей. В левой части экрана появится панель Поля сводной таблицы. Чтобы свести данные обоих таблиц, в панели Поля сводной таблицы вкладки Активная проставьте галочки напротив пунктов Квартал 1, Квартал 2, Квартал 3 и Квартал 4. Excel построит сводную таблицу с данными по кварталам, пока не обращайте на нее внимание. Далее в этой же панели переходим на вкладку Все, где вы увидите обе наши таблицы. Ставим галочку напротив поля Город, таблицы Основной. Появится желтое поле с уведомлением Могут потребоваться связи между таблицами, щелкаем кнопку Создать.

В появившемся диалоговом окне Создание связи необходимо определить отношения между таблицами. Выберите из выпадающего списка Таблица пункт Продажи, а из выпадающего списка Столбец (Чужой) пункт ID Продаж. Помните, что ID Продаж единственное поле, которое находится в обоих таблицах. Из списка Связанная таблица выбираем Основной, из списка Связанный столбец (первичный ключ) — пункт ID Продаж. Жмем ОК.