Адаптация персонала: понятие, организация процесса адаптации, проблемы и особенности процесса адаптации

Адаптация – это взаимное приспособление работника и организации, основывающееся на постепенном вхождении работника в новые профессиональные, социальные и организационно – экономические условия труда. Успех трудовой адаптации отдельного работника зависит во многом от того, как быстро нормы и ценности коллектива будут усвоены и приняты этим работником. Существует два направления трудовой адаптации:

- первичная – адаптация молодых кадров, как правило, выпускников учебных заведений, не имеющих опыта профессиональной деятельности;

- вторичная – адаптация работников, имеющих опыт профессиональной деятельности, но меняющих объект деятельности или профессиональную роль.

Выделяют несколько видов адаптации:

профессиональная адаптация – дополнительное освоение профессиональных знаний и навыков, формирование профессионально необходимых качеств личности и положительного отношения к своей работе, которое, как правило, возникает при достижении определенных результатов;

психофизиологическая адаптация – освоение физических и психических нагрузок, уровня монотонности труда, санитарно – гигиенических норм производственной обстановки, ритма труда, удобства рабочего времени, уровня шума и освещенности и др.;

социально – психологическая адаптация – включение работников в систему взаимоотношений коллектива с его традициями, нормами жизни, системой ценностей. При принятии сотрудником групповых норм происходит идентификация личности либо с коллективом в целом, либо с какой – либо формальной или неформальной группой;

организационно – административная адаптация – ознакомление с особенностями организационного механизма управления, местом своего подразделения и должности в организационной структуре предприятия;

экономическая адаптация – ознакомление с экономическими механизмами управления организацией, системой экономических стимулов, адаптация к новой системе оплаты труда.

Все вышеперечисленные виды адаптации находятся в тесном взаимодействии, поэтому процесс адаптации сотрудников на предприятии должен включать мероприятия, способствующие адаптации по всем направлениям.

Функция по управлению адаптацией сотрудников, как правило, входит в число обязанностей службы персонала. Поэтому менеджер по персоналу должен разработать программу адаптации нового сотрудника и обеспечить ее успешную реализацию. Целесообразно разделение программы адаптации на общую и специализированную.

Общая программа адаптации, касающаяся предприятия в целом, может проводиться сотрудником службы персонала и должна включать следующие вопросы:

общая характеристика предприятия: краткая история организации, организационная структура предприятия, виды деятельности, характеристика выпускаемой продукции и ее потребителей, количественные и качественные показатели деятельности, стратегия работы предприятия, информация о высшем руководстве предприятия;

система оплаты труда на предприятии: нормы оплаты, оплата сверхурочных, порядок осуществления выплат;

дополнительные льготы: страховка, пособия, возможность повышения квалификации, наличие столовой, спортивного комплекса, возможность получения кредита на оплату жилья и др.;

охрана труда и техника безопасности: меры безопасности, пункты оказания первой помощи, правила противопожарной безопасности, запреты на курение и употребление алкоголя и наркотиков;

деятельность профсоюза предприятия: срок и условия найма, права и обязанности работника, дисциплина и взыскания, постановления профсоюзов и политика компании;

служба быта: служба питания, наличие парковки, комната отдыха.

Формами реализации общей программы адаптации могут быть: экскурсия по предприятию, лекционные занятия, беседа с ведущими специалистами предприятия.

Специализированная программа адаптации, касающаяся деятельности конкретного подразделения, должна проводиться сотрудников данного подразделения, желательно линейным руководителем и включать следующие вопросы:

общая информация о подразделении: организационная структура подразделения, выполняемые функции, взаимосвязи с другими подразделениями, осмотр подразделения;

обязанности и ответственность: виды выполняемых работ, порядок их выполнения и предъявляемые к ним требования;

правила и нормы: распорядок рабочего дня, правила техники безопасности, правила приема пищи, курения на рабочем месте, контроль за нарушениями, использование рабочего времени в личных целях;

знакомство с сотрудниками подразделения;

введение сотрудника в должность: знакомство с рабочим местом, разъяснение должностных обязанностей, определение первоначального плана работы, знакомство с наставником. Для повышения эффективности процесса адаптации непосредственному руководителю нового сотрудника следует обсудить с новичком в конце рабочего дня его первые впечатления, дать необходимые разъяснения.

Так же программа адаптации должна включать обучение сотрудника, программу которого должен определить работник службы персонала, основываясь на результатах проведенной оценки уровня подготовки специалиста и психологического тестирования. Больше всего в предварительном обучении нуждаются сотрудники предприятий сферы услуг: ресторанов, гостиниц, риэлтерских фирм, магазинов. В случае, если сотруднику по должности требуется подробно знать о деятельности других подразделений, необходимо организовать стажировку.Способствовать успеху адаптации так же может сформированный на предприятии справочник для новичков, который должен включать основную необходимую информацию, связанную с введением работников в организацию. Такой справочник может издаваться в виде буклета или размещаться на корпоративном сайте.На практике адаптационный период может длиться от нескольких недель до года, в зависимости от специфики предприятия и обязанностей сотрудника.

Организационный механизм управления процессом адаптации предусматривает решение трех важнейших проблем:

1) структурное закрепление функций управления адаптацией в системе управления организацией;

2) формирование инструментария управления адаптацией;

3) информационное обеспечение процесса адаптации.

Неотработанность организационного механизма управления адаптацией является одной из главных причин декларативности управления адаптацией и лозунгового провозглашения ее необхо­димости.

Управление трудовой адаптацией требует проработки в первую очередь трех организационных элементов: структурное за­крепление функции управления адаптацией; технология процес­са управления адаптацией; информационное обеспечение этого процесса.

В качестве возможных организационных решений проблемы структурного закрепления функций управления адаптацией могут быть предложены следующие:

1. Выделение соответствующего подразделения (группы, отде­ла) в оргструктуре системы управления персоналом. Чаще всего функции по управлению адаптацией входят в состав подразделения по обучению персонала.

2. Распределение специалистов, занимающихся управлением адаптацией, по подразделениям (цехам, отделам) или группам под­разделений. В данном случае специалист по персоналу становится куратором определенных подразделений. Следует заметить, что специалистом по управлению адаптацией может быть как сотруд­ник одного из подразделений системы управления персоналом, так и подготовленный к этой роли сотрудник другого функциональ­ного подразделения.

3.Развитие наставничества. В качестве наставников могут выступать как опытные работники со стажем, руководители, так и молодые сотрудники, проработавшие несколько лет и положительно зарекомендовавшие себя.

4. Развитие структурных взаимосвязей системы управления персоналом (в частности, подразделения управления адаптацией) со службой организации управления. Во многих зарубежных фирмач эта служба структурно включена в систему контроллинга. Предметом функциональных взаимосвязей между подразделениями управления адаптацией и организации управления являются главным образом вопросы форм и принципов организации труда, системы внедрения новшеств и т.п.

К организационным решениям по формированию инструментария управления адаптацией могут быть отнесены следующие:

• организация семинаров, курсов и подобных мероприятии по различным аспектам адаптации;

• проведение индивидуальных бесед руководителя, наставника с новым сотрудником;

• интенсивные краткосрочные курсы для руководителей, впервые вступающих в эту должность;

• проведение организационно-подготовительной работы при введении новшеств;

• специальные курсы подготовки наставников;

• использование метода постепенного усложнения заданий, выполняемых новым работником.

• выполнение разовых общественных поручений для уста­новления контактов нового работника с коллективом;

• выполнение разовых поручений по организации работы органа управления (производственного совещания, совета директоров и т.п.);

• подготовка замены кадров при их ротации;

• проведение в коллективе подразделения специальных ро­левых игр по сплочению сотрудников и развитию группо­вой динамики.

Кроме того, следует обратить внимание на реализацию прин­ципов организации труда, оказывающих мотивационное воздействие на персонал и облегчающих процесс адаптации сотрудников. К таким принципам организации труда можно отнести:

• создание целевых проблемных групп, творческих бригад, варьирование их состава, времени и проблематики работы;

• определение рациональной степени свободы режима труда, широкое использование аккордного принципа работы;

• оптимальное дублирование задач подразделений, введение элементов конкурсности и соревновательности подразде­лений, проектов и т.п.;

• гласность результатов труда (как групповых, так и индиви­дуальных);

• участие работников в управлении (использование методов групповой выработки решений, коллективного участия в разработке стратегических программ, делегирование пол­номочий и ответственности и т.п.);

• проведение совещаний с рациональной периодичностью и длительностью;

• использование творческих методов выработки решений;

• обеспечение обратной связи с администрацией и коллега­ми по вопросам достигнутых результатов труда и адекват­ности их оценки и др.

Центр тяжести информационного обеспечения процесса адап­тации лежит на сборе и оценке показателей ее уровня и длитель­ности. Эти показатели условно делятся на объективные и субъек­тивные. К объективным относятся показатели, которые характери­зуют эффективность трудовой деятельности, активность участия сотрудников в ее различных сферах. Кроме того, показатели адап­тации подразделяются по принадлежности к одному из ее аспектов, например профессиональному аспекту (соответствие квалифика­ционных навыков требованиям рабочего места); социально-пси­хологическому (степень соответствия поведения личности нормам, сложившимся в данном коллективе); психофизиологическому (сте­пень утомляемости, уровень нервной перегрузки).

Субъективные показатели характеризуют удовлетворенность со­трудника работой в целом или отдельными ее проявлениями. Они подразделяются аналогично объективным по принадлежности к одному из аспектов адаптации и определяют собственную оценку работником: своего отношения к профессии и квалификации; отношений с коллективом сотрудников, с руководством; самочувствия, условий и тяжести труда; понимания роли индивидуальных задач в решении общих задач организации.Сбор и обработку информации об уровне и длительности адаптации целесообразно проводить в рамках процедуры текущей де­ловой оценки персонала. Причем по отношению к новым сотрудникам процедура деловой оценки должна иметь более высокую периодичность в пределах срока адаптации.Главная проблема информационного обеспечения адаптации состоит в необходимости накопления нормативных показателей уровня и длительности адаптации. Вывод о ее успешном проведении делается на основе сравнения фактических и нормативных показателей.