Отражение в учете расчетов с подотчетными лицами

Подотчетными сумами называются денежные авансы, выдаваемые работниками предприятия из кассы на мелкие хозяйственные расходы по командировкам. Денежные средства выдаются под отчет в соответствии с Инструкцией о порядке ведения кассовых операций в наличной иностранной валюте на территории Республики Беларусь, утв. постановлением правления Национального банка Республики Беларусь от 29.03.2013 г. № 185.

Для учета ден. средств, выданных под отчет своим работникам на мелкие хоз. и командировочные расходы, предназначен активно-пассивный счет 71 «Расчеты с подотчетными лицами».

Под отчет суммы выдаются на основании оформленного расх. кассового ордера. Выдача наличных денег под отчет на командировочные расходы производится в пределах сумм, причитающихся командированным лицам на оплату стоимости проезда к месту командировки и обратно, суточных за каждый день командировки, расходов за наем помещений на срок командировки в соответствии с законодательством РБ. Нормы возмещения расходов по командировкам утверждены Постановлением Министерства финансов РБ. Выдача наличных денег под отчет производится в размере и на сроки, определяемые руководителями организации, но не более предельного размера, установленного обслуживающим учреждением банка для расчетов между субъектами хозяйствования наличными деньгами в соответствии с законодательством Республики Беларусь и на сроки: не более 3-х рабочих дней – на расходы, производимые в месте нахождения организации, предпринимателя; не более 10 рабочих дней - на расходы, производимые вне места расположения организации, предпринимателя; до 30 рабочих дней – в сумме, не превышающей размера 1 базовой величины.

Не позднее 3-х рабочих дней по возвращении из командировки подотчетные лица обязаны представить в бухгалтерию отчет об израсходованных суммах с приложением оправдательных документов (проездной билет, квитанция гостиниц, командировочное удостоверение с отметками о прибытии и убытии, кассовые чеки с копиями товарных чеков и т.д.) и возвратить в кассу неиспользованные деньги. Расходовать полученные под отчет суммы допускается лишь на те цели, на которые они выданы. При командировках за рубеж расходы до момента пересечения границы РБ и обратно возмещаются в установленном порядке. Для оплаты проезда от границы и обратно до границы, за гостиницу в стране пребывания и на личные расходы (суточные) в обслуживающем организацию учреждении банка командированному работнику деньги обмениваются на иностранную валюту. Валютные средства выдаются в размерах, установленных нормами командировочных расходов в иностранной валюте, утвержденными Минфином РБ.

При полной журнально-ордерной форме синт-й учет по счету 71 ведется в журнале-ордере № 7. Он является комбинированным регистром, сочетающим аналитический и синтетический учет с линейной формой записи. Это означает, что каждой выданной под отчет сумме отводится в журнале-ордере одна строка. В условиях применения сокра­щенной журнально-ордерной формы синтетический учет ведется в журна­л-ордере № 03

При упрощенной форме - в ведомости № В-5, которая ведется по данным расходных и приходных кассовых ордеров, авансовых отчетов и других документов

Д-т 71 К-т 50 - При выдаче наличных ден ср-в из кассы организации под отчет

Д-т 26,20,91/2 К-т 71- На сумму оплаченных работ без НДС

Д-т 18 К-т 71- На сумму НДС, выделенного в расчетных документах

Д-т 26,15,20 К-т 71- Списываются израсходованные подотчетные суммы

Д-т 10,15,16,41 К-т 71- На стоимость приобретения через подотчетных лиц МЦ и на расходы, связанные с их приобретением

Д-т 50 К-т 71- Возврат неиспользованных подотчетных сумм в кассу организации

Д-т 70 К-т 71- Удержание из з/ты остатков неиспользованных подотчетных сумм по решению руководителя организации

Аналит. учет расчетов с подотчет. лицами по сч. 71 ведется по каждой выданной сумме.