Искусство управления

Предположим, что желательно изготовить некоторое изделие. Руководитель организации а) определил для себ

параметры изделия, затем б) собрал совещание сотрудников и изложил им эти параметры, назначил исполнителей, поставил перед ними конструкторские задачи и определил сроки работы, в) в назначенные сроки снова собрал совещание, каждый из исполнителей показал и доложил свои разработки, руководитель в своей речи рассмотрел разработки и определил, как согласовать эти разработки между собой, в чертежах и технологических картах и т. д.

Результатом всего диалога является готовое изделие.

Этот тип действий относится и к коммерческой операции, и к финансовой операции, и к управленческим усовершенствованиям, и к изобретательской деятельности, и к организации концерта или театрального представления, построению системы информирования или организации учебного процесса. Таков принципиальный временной план течения диалога.

Очевидно, что чем эффективнее, т. е. плодотворнее, замысел и чем интенсивнее по времени идет последовательность диалогов, тем эффективнее идет процесс перехода к действию или, как говорят, "решения вопроса", т. е. системы действий, приводящих к задуманному результату. Искусство ведения такого рода диалога относится к искусству управления (public administration).

При этом действует правило:

В диалоге, помимо устно речевых форм, участвуют письменные графические формы, дающие сжатую и наглядную информацию.

Для облегчения диалога при искусстве управления разрабатываются соответствующие документные формы, которые позволяют увеличить скорочтение документов и писем и облегчить их составление. При скорочтении и быстроте исполнени разрабатываются различные формы документов:

1. Анкетная - когда новые сведения могут вноситься по строчкам анкеты, а если форма стандартная, то просто ставится несловесная помета (прочерк, галочка и т. п.);

2. Таблиц - когда сведения представляются в виде таблицы, строки и столбцы которой заполнены цифрами или словами.

3. Формулярные текстовые - когда в печатном формуляре заполняютс только пропуски слов и выражений.

4. Графические документы: графики, диаграммы, структурные схемы, гистограммы, с помощью которых описывается состояние дел и их динамика;

5. Карты (географические и топографические), планы, картысхемы.

6. Фотографии объектов, исполненные разной техникой фотографирования.

7. Чертежи и технические рисунки, представляющие воображаемый вид объектов.

8. Обычные текстовые документы со строгой формулярной частью, форматом, точным самоназванием и официальными верительными реквизитами.

Письменные документные тексты в искусстве управления являются показателем культуры управления.

Не меньшим искусством отличается и устная речь, соединяющаяся с письменной. Она должна быть строга по предмету ("строго по делу"), точна относительно состояния дел, строго следовать принятым нормам фразеологии и терминологии и по возможности сжата.

Управляющее лицо должно овладеть искусством дебатирования. Под искусством дебатирования понимается умение дать слово тем лицам, речь которых в сочетании с другими речами наиболее полно может осветить предмет и представить интересы каждого говорящего, умение извлечь из разных речей различный и общий смысл, соединить в своей речи разнообразие мнений и предвидеть возможные опасности для дела, суммировать предложения.

Важным элементом искусства управления является избрание участников совещания, назначение темы и сроков совещания. Ошибка в отношении выбора и сроков участников не даст возможности развивать дело.

Из сказанного выводится правило:

Планирование диалогов в искусстве управления состоит в том, что прежде всего назначают ся сроки вершения дела как целого, сроки достижения конечного результата и отсюда сроки промежуточных результатов и их характер.

Планирование должно быть реальным, но всегда энергичным в том смысле, что сроки промежуточных и конечного результата должны быть построены так, чтобы сотрудники могли их выполнить с определенным, но не чрезмерным напряжением сил.

Искусство управляющего диалога дается опытом, знанием конкретного дела и, конечно, талантом. Ошибка при этом может уничтожить любой самый выгодный для организации и общества проект и скомпрометировать его.

Управляющий диалог ведется внутри организации, но всякая организаци находится в определенной среде подобных организаций и частных лиц, которые всегда могут бросить вызов разрабатываемому проекту (такой вызов по-английски называется "challenge"). Поэтому организация и управляющий всегда находятс в поиске информации о возможных вызовах. Этот поиск информации осуществл ется путем:

1. Обращения к информационным системам, особенно к системам информационного поиска.

2. Обращения к рекламе и ее анализу.

3. Обращения к массовой информации, особенно печатной, и анализу сообщений о фактах.

4. Обращения к специальной литературе.

5. Сбора документов, предлагаемых организациями для публики (например, балансовых отчетов).

6. Участия в презентациях и прессконференциях.

7. Анализа информационных писем и афертов.

8. Личных бесед и поддержания личных связей.

Эта совокупность источников информации при ее синоптическом и конкретном анализе может содержать в себе прямой вызов или потенциальный вызов разрабатыва емым проектам. Например, простейшим видом прямого вызова является публикаци в газете критической статьи, порочащей ваш проект прямо или косвенно. Так, индийская фирма в России может увидеть заметку в газете о том, что индийские товары плохого качества. Это вызов даже тогда, когда о товарах данной фирмы ничего не сказано. На вызов надо отвечать также публикациями в газете и в иных средствах массовой информации.

Потенциальным вызовом являются сообщения, полученные из любых источников информации, которые содержат сведения о конкурентном проекте. В этом случае необходимо провести поиск информации для того, чтобы уточнить характер конкурентного проекта, пути и средства его предполагаемой реализации. Чаще всего потенциаль ный вызов не содержит реальной угрозы для своего проекта, но если такая угроза может существовать, то следует внести коррективы в сроки или содержание своего проекта.