Принципи адміністративного контролю

Адміністративний контроль - це управлінська діяльність, спрямована на визначення поточного стану керуючої підсистеми системи управління організацією і процеси що в ній відбуваються, з метою виявлення можливих відхилень від заданого режиму функціонування.

Основна мета адміністративного контролю полягає у своєчасному отриманні інформації про те, чи були досягнуті поставлені цілі і виконані завдання. При цьому важливо, щоб всі системи контролю оперативно фіксували будь-які відхилення фактичних показників від планових. Це дозволить вчасно вносити відповідні корективи в процес функціонування організації.

Основні принципи адміністративного контролю спираються на 4 складові, що дозволяють керівнику організації визначити що, коли і де контролювати, а також хто повинен здійснювати контроль.

Принцип ключових елементів контролю спирається на положення, згідно з яким стандарти є елементом планування.

Принцип місця контролю полягає в тому, щоб керівник організації з'ясував, в яких структурних підрозділах організації відбуваються дії, що мають вирішальне значення для досягнення цілей функціонування.

Принцип дотримання термінів контролю дозволяє більш ефективно і своєчасно використовувати отриману в процесі здійснення контрольної діяльності інформацію і швидко реагувати на зміни, що відбуваються.

Принцип самоконтролю полягає в наданні працівникам організації можливості самим здійснювати оцінку результатів власної діяльності і своєчасно вносити в неї необхідні корективи.

В системі адміністративного контролю будь-якої організації можна виділити три основні тісно взаємозалежних елементи, а саме:

• встановлення стандартів стану та функціонування керованої системи;

• оцінка поточного стану керуючої системи і процесів, що в ній відбуваються на предмет виявлення можливих відхилень;

• усунення виявлених відхилень, тобто приведення керуючої системи в стан, що відповідний встановленим стандартам.

Стандарти стану та функціонування системи управління розробляються в процесі організаційного регламентування та являють собою основні критерії адміністративного контролю. Розробка адміністративних стандартів включає в себе 2 основних етапи:

1) визначення способів оцінки встановлених критеріїв і розробка оціночних шкал;

2) розрахунок трудомісткості адміністративного контролю, тобто визначення обсягу роботи, яка повинна бути виконана для здійснення контрольних замірів.

В системі вибіркового контролю зазвичай застосовуються такі показники:

• кількість виконаних операцій;

• швидкість виконання конкретних операцій;

• кількість обробленої документації;

• витрати робочого часу;

• якість управлінської праці (число помилок);

• економічна або соціально-психологічна ефективність управлінської праці. Об'єктивні труднощі виникають у процесі оцінки якісних показників, таких як психологічна обстановка в колективі або рівень іміджу керівника та організації в цілому. Для визначення значень таких показників зазвичай застосовують методи експертних оцінок.

Оцінка поточного стану системи управління організації включає в себе збір необхідної інформації, а також її узагальнення, обробку та аналіз. Збір даних здійснюється за допомогою встановлення в ході виконання операції або процесу стратегічних контрольних точок, в яких і здійснюється вимір контрольованих показників. Кількість і схема розташування таких точок визначаються трудомісткістю і складністю операції або процесу, що є об'єктами адміністративного контролю.

Зібрану інформацію порівнюють з встановленими стандартами, щоб зробити висновок про відповідність реальних значень контрольованих показників нормативним. Усунення виявлених відхилень може здійснюватися кількома способами:

• модифікацією цілей;

• внесенням змін і коректив в планові завдання;

• реструктуризацією системи управління організації (перерозподілом повноважень і відповідальності, перепідготовкою кадрів).

Механізм адміністративного контролю - це сукупність інструментів, що використовуються для оцінки процесів і явищ, що відбуваються в системі управління організації. Основними інструментами адміністративного контролю є: 1) бюджетний контроль, 2) управлінський (адміністративний) аудит, 3) статистичне спостереження, 4) особисте спостереження, 5) доповіді та наради.

Основними об'єктами адміністративного аудиту є:

• місія, цілі та завдання організації;

• закони та принципи формування, розвитку та функціонування організації;

• стратегії організації;

• функції організації;

• структура організації;

• технології управління;

• внутрішні і зовнішні комунікації;

• управлінські рішення;

• інформаційні технології;

• системи документообігу.

В системі адміністративного менеджменту часто застосовуються формалізовані системи контролю, коли чітко розроблені методика складання доповіді і порядок передачі його вищому керівництву.

До всіх систем контролю незалежно від їх виду висуваються певні вимоги, до яких належать наступні:

1) відповідати цілям, завданням та планам організації;

2) бути зрозумілою і прийнятною керівниками всіх рівнів управління організації;

3) бути економічною, тобто забезпечувати максимальну ефективність контрольних заходів при мінімальних витратах;

4) забезпечувати своєчасне здійснення контролю;

5) бути гнучкою, тобто володіти здатністю швидко пристосовуватися до змін у зовнішньому і внутрішньому середовищі організації;